Contaduría Pública enero especial 2021

de Impuesto Sobre la Renta (LISR) o incluso hasta la cancelación temporal de los sellos digítales al encua- drarse en el supuesto de la fracción IX del artículo 17-H Bis del CFF, misma que hace referencia a la comisión de una o más de las conductas infractoras previstas en el artículo 83 del CFF antes citado, y que se refiere pre- cisamente a no llevar contabilidad. Por lo que respecta a quién es la persona responsable de llevar y mantener estos libros actualizados; si bien la operación de una sociedad es responsabilidad del Admi- nistrador o Director General y su equipo, la del Consejo de Administración es entonces definir el rumbo estra- tégico y vigilar la operación. En este sentido, la respon- sabilidad de los libros corresponde al Administrador o en su caso al Presidente del Consejo de Administra- ción de la sociedad, esto de conformidad con el artículo 158 de la LGSM, responsabilidad que debe ser, a su vez, vigilada por quien realiza las funciones de “Comisario”, ya que la principal función de este último, de confor- midad con lo señalado en los artículos 164 y 169 de la LGSM, resulta ser precisamente la de vigilar el debido cumplimiento de las obligaciones societarias. Por su parte, en lo referente a los requisitos que deben guardar de manera general estos libros se destaca: Deben estar forzosamente en idioma español (artículo 37 C.Com). Normalmente se conservan en el domicilio social (artículos 44 y 45 del C.COM), pero en el caso de que este sea distinto al domicilio fiscal, es recomendable guardar una copia de ellos en el domicilio fiscal para cumplir con lo dispuesto con la fracción II del artícu- lo 28 del CFF, relativa a contar con la documentación inherente a la contabilidad en el domicilio fiscal. Deben conservarse ya se en formato impreso, en cuyo caso los libros deberán estar encuadernados, empasta- dos y foliados a más tardar dentro de los tres meses si- guientes al cierre del ejercicio; o bien llevarse enmedios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre y cuando, de utilizarse estos medios se observe lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digi- talización NOM-151-SCFI-2016 emitida por la Secretaría de Economía (artículos 34 y 46-Bis del C.Com). Deben conservarse por regla general un mínimo de 10 años (artículo 46 del C.Com), aunque por contener in- formación sumamente importante tal como lo son los aumentos o disminuciones de capital, la entrada y/o salidas de socios, así como las principales resoluciones que afectan la marcha de la sociedad, información que puede llegar a tener efectos fiscales por un tiempomu- cho mayor, se recomienda entonces conservarlos por el tiempo necesario en que su contenido pueda llegar a tener efectos fiscales, que en algunos casos puede ser durante “toda la vida de la sociedad”, tal es el caso de la información referente a la información que soporta los aumentos y disminuciones del capital, informa- ción que de hecho se incorpora como parte a la refor- ma para 2021 al artículo 30 del CFF. Una vez definido el marco conceptual que regula los libros corporativos, resulta conveniente analizar las particularidades de cada uno, haciéndose énfasis ade- más en cómo cada uno, por el tipo de información que contiene, puede contribuir a robustecer el cumpli- miento de las obligaciones fiscales como sigue: Libro de asambleas El artículo 36 del C.Com. establece que en el libro de asambleas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que se tomen en las asambleas o juntas de socios, mientras que el artículo 41 señala que se expresará en cada acta: la fecha respectiva, los asistentes a estas, los números de acciones o partes so- ciales que cada uno represente, las votaciones y todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado. Por su parte, el artículo 194 de la LGSM establece que estas actas de asamblea deberán ser firmadas por el presidente y por el secretario de la asamblea, así como por los comisarios que concurran y agregándoseles los documentos que justifiquen que las convocatorias se hicieron en los términos que la LGSM establece. Ahora bien, existen 2 tipos de asambleas: > Ordinarias. Las cuales de conformidad con el ar- tículo 181 de la LGSM se deben celebrar una vez al año dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio social y se discutirán además de los asun- tos incluidos en la orden del día, de los siguientes: » Discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores (contenido conforme Art. 172), el informe de o los comisarios, y tomar las medidas que juzgue oportunas. » Remoción de órganos de administración internos y su remuneración. > Extraordinarias. Las cuales deben ser protoco- lizadas ante fedatario público e inscribirse en el registro público de conformidad con el artículo 194 del LGSM y están reguladas en el artículo 182 de la LGSM, en donde destaca que se pueden celebrar en cualquier tiempo para tratar cual- quiera de los siguientes asuntos: » Aumento o reducción del capital social. » Reformas estatutarias en general » Liquidación de la sociedad. » Fusión o escisión de la sociedad. » Emisión de acciones privilegiadas, de goce, bonos, entre otros. Síntesis Según la LGSM, las sociedades mercantiles tienen la obligación de llevar cuatro libros corporativos para registrar y dejar evidencia de los acontecimientos que definen su destino, a saber: libro de asambleas, de accionistas, de variaciones en el capital social y de sesiones del consejo de administración. C.P.C. F rancisco A rgüello G arcía Integrante de la Comisión Fiscal del IMCP farguello@niuko.mx Importancia de los libros corporativos en el ámbito fiscal E stas sociedades mercantiles, siendo las más comúnmente utilizadas en México la Socie- dad Anónima (S.A.) y la Sociedad de Respon- sabilidad Limitada (S. de R.L.), tienen como sus principales obligaciones llevar libros cor- porativos que permitan registrar y dejar evidencia de los principales acontecimientos y situaciones que defi- nen su destino y operación en lo particular. De conformidad con la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM), son cuatro los libros que se tie- nen que llevar, los cuales son: 1) Libro de asambleas, 2) Libro de accionistas, 3) Libro de variaciones en el capital social y 4) Libro de sesiones del Consejo de Administración. Ahora bien, en virtud de la que LGSM es una de las leyes más antiguas en México al provenir su pro- mulgación de 1934, solo superada en antigüedad por el Código de Comercio (C.Com) que fue promulgado en 1889, y al no existir en dicha LGSM una sanción o consecuencia específica por no llevar estos libros, su cumplimiento ha caído en un descuido generalizado de mantenerlos actualizados o inclusive de llevarlos, dándosele una mayor importancia al cumplimiento de las obligaciones en materia fiscal, por lo cual resulta entonces importante recordar que el cumplimiento de la obligación de llevar y mantener actualizados los libros corporativos está íntimamente relacionado con las obligaciones fiscales. Lo anterior, ya que el artículo 16 de C.Com hace re- ferencia a que todos los comerciantes, entiéndase la sociedades mercantiles que, por su naturaleza, reali- zan actos de comercio, están obligadas a llevar un sis- tema de contabilidad, obligación que en materia fiscal se encuentra en el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) en cuya fracción I se hace mención expresa que los libros y registros sociales forman par- te integral de la contabilidad, y cuyo incumplimiento además de derivar en una sanción económica que, de conformidad con los artículos 83 fracción II y 84 frac- ción II del CFF va de los 330 a los $7,570, puede llegar a la no deducibilidad de las operaciones por incum- plirse el requisito de no estar debidamente registradas las operaciones en contabilidad, de conformidad con lo previsto en la fracción V del artículo 27 de la Ley DOSSIER 14 CONTADURÍA PÚBLICA 15