Contaduría Pública febrero 2021

Como podemos de ver, el cálculo y cumplimiento de la nómina resulta ser uno de los temas más complejos den- tro de una empresa, ya que involucra términos de leyes laborales, fiscales y temas administrativos y financieros. ¿Qué es la nómina? La nómina es un documento contable en el que se re- gistran las percepciones a pagar a los empleados y las deducciones que se deberán restar del salario. Tam- bién, se registran todos los bonos, premios por pun- tualidad y horas extras, además de las deducciones, tales como el impuesto sobre la renta o las cuotas obre- ras al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). De esta operación aritmética se obtiene la cantidad final que el trabajador recibirá en un determinado periodo tiempo comúnmente llamado periodo de nómina. Resulta, por tanto, un elemento clave en toda empresa, quizá el más importante, ya que en ella se plasma una parte sustancial del flujo de capital, por lo que es nece- sario su registro, tanto para efectos legales laborales y fiscales como de control interno. Representa el cumplimiento del patrón hacia los em- pleados. Simplemente, el buen funcionamiento del área de nóminas es una parte esencial para cualquier empresa. A continuación, encontramos cuáles son las leyes que establecen los requisitos legales que deben tener las nóminas. Entre ellas se destaca lo que sigue. Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social En su artículo 15, la Ley del Seguro Social habla de las obligaciones a las que está sometido el patrón para con los empleados, en lo referente al IMSS y los requi- sitos mínimos que deben tener las nóminas. En este artículo, se habla de cómo los patrones están en la obligación de registrar e inscribir a sus empleados en el IMSS, así como registrar todas las modificaciones que presenten los salarios, las altas y las bajas y demás cambios en la situación del trabajador a no más tar- dar cinco días después de que se produzcan. También dice cómo se deben llevar los registros de nómina, en la que se deben reflejar el número exacto de días labo- rados y el salario percibido por los empleados. Ley Federal del Trabajo La LFT establece en su artículo 804 la obligación de con- servar y exhibir enconjunto los contratos individuales que se realicen, cuando no exista un contrato colectivo de los trabajadores. También se debe conservar la nómina perso- nal de los empleados o, en su defecto, los recibos de pago del salario, al igual que los controles de asistencia de los trabajadores. Igualmente, se deben tener los comproban- tes de pagos de utilidades, de vacaciones, de aguinaldos y los pagos de primas que se otorguen a los empleados. Código Fiscal de la Federación En el Código Fiscal de la Federación se establece, en su artículo 67 que las autoridades fiscales determinan las contribuciones o aprovechamientos omitidos, así como también imponen las sanciones dadas por in- fracciones al reglamento fiscal. Estas contribuciones personales se deben ver reflejadas en las nóminas de empleados que posea la empresa, con el fin de tener una constancia de su pago y declaración. Fundamentos legales de las deducciones en México Todas las deducciones que marca la ley están estipu- ladas en el artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo. Cualquier otro tipo de deducción, que no esté en la ley, está prohibido. Por lo tanto, los motivos por los que podemos hacer deducciones a la nómina son: > El pago de deudas al patrón o la empresa. > Abonos al INFONAVIT. > Cajas de ahorro. > Cuotas sindicales. > Abonos para el Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (FONACOT). > Fondo para el retiro. > Impuesto Sobre la Renta. > Cuota obrera del Seguro Social. Es muy importante saber que algunas de estas deduc- ciones son voluntarias, por lo que se necesita autoriza- ción de los trabajadores para poderlas hacer. Riesgos de seguridad social La ausencia de cotización de los trabajadores en el régimen Obligatorio del Seguro Social es una de las faltas derivadas por pagar fuera de nómina a los tra- bajadores. Por incumplir con esta obligación de ley se corre el riesgo de recibir una serie de multas e infrac- ciones ante el IMSS. Además, una de las consecuencias más perjudiciales en las que se puede caer por falta de atención, es la de no dar de alta a los trabajadores ante el IMSS al pagar- les “por fuera”, es la propensión para recibir demandas por accidentes laborales. Por lo que, de acuerdo con la Ley del Seguro Social, amerita prisión por delito de defraudación a los regímenes del seguro social, con penas que van desde tres meses hasta nueve años de prisión. Síntesis Hay varios aspectos que debemos tomar en cuenta al preparar y determinar las nóminas para no cometer errores u omisiones y causar multas o retrasos en los pagos, ya que es bien sabido que esto puede provocar problemas de clima laboral en la empresa y afectaciones a lamoral de los empleados, lo cual sin duda se verá reflejado en la productividad. C.P.C. C ristina Z oé G ómez B enavides Presidente de la Comisión Representativa ante Organismos de Seguridad Social Socia de impuestos Payroll para Latam Norte EY México zoe.gomez@mx.ey.com Cumplimiento fiscal de la nómina en México E l pago de salarios es la obligación principal que tienen los patrones frente a sus trabajadores, al ser la retribución que les debe pagar por el trabajo prestado. Ya sean pequeños ne- gocios con solo unos cuantos empleados o grandes empresas con presencia nacional y con plantillas de decenas de miles de empleados. Pero esta obligación no solo se reduce a cómo calcular los sueldos a pagar, también implica el cumplimiento de las obligaciones fiscales, tanto federales como estatales y de seguridad social que acom- pañan a la nómina. Es común que empresas pequeñas calculen sus nóminas en hojas de cálculo, lo cual resulta útil y práctico, sobre todo si su personal no sobrepasa las 10 personas. Sin embargo, cuando la empresa empieza a crecer, rápidamente, resulta conveniente utilizar un software especializado que facilite el cálculo y la administración de las nóminas y que, además, sea capaz de ofrecer inte- racción con las otras áreas de la empresa, como la financiera, de impuestos y contabilidad. CONTADURÍA PÚBLICA 13 DOSSIER 12