Contaduría Pública febrero 2021

Impactos del CFDI de nómina y su cumplimiento Como lo ha sido para un gran número de patrones, la expedición del CFDI de nómina y su timbrado ha constituido todo un reto que va más allá de la parte tecnológica, ya que es un proceso que no solo impli- ca la instrucción para sellar el recibo de nómina hacia un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), para estos efectos, sino que también involucra establecer controles robustos que permitan monitorear y validar el suministro y calidad de la información que deberá enviarse al SAT. Lo antes expuesto resulta relevante, ya que sin el de- bido cuidado y análisis previo y posterior al timbrado, el contribuyente podría estar en una situación de in- certidumbre ante la información que ha sido recibida por la autoridad a nombre de sus trabajadores, con lo que se enfrentarían a diversos problemas, tales como la duplicidad de los comprobantes fiscales, RFC no listados en las bases del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y comprobantes fiscales rechazados, los cuales, como consecuencia, pondrían en riesgo la deducibilidad total o parcial del gasto de nómina. El CFDI y la seguridad social En los últimos años se ha reforzado la coordinación entre diversas autoridades fiscales en nuestro país, encaminada a combatir la evasión fiscal y la detec- ción oportuna de esquemas de defraudación fiscal. De acuerdo con lo anterior, es imperante mencionar el convenio de colaboración signado entre el SAT y el IMSS, que establece diversos esquemas de colabora- ción, así como el ejercicio conjunto de actos de com- probación de las obligaciones en materia fiscal y de seguridad social. Cabe resaltar la importancia que ha cobrado el CFDI de nómina en lo relativo al cumplimiento de obliga- ciones establecidas en la Ley del Seguro Social, pues uno de los anexos requerido por el Sistema de Dicta- men Electrónico del IMSS (SIDEIMSS), es el de “Re- muneraciones pagadas a los trabajadores”, el cual re- quiere que se plasme la información acumulada de la nómina por cada trabajador de manera anual, lo cual debe ser idéntico a lo timbrado en los CFDI de nómina durante todo el ejercicio. El CFDI y sus implicaciones laborales Es de notable relevancia la polémica que desató el CFDI de nómina sobre su validez como comprobante de recibo de pago para efectos de la legislación laboral a que se refieren los artículos 132, fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV de la Ley Fede- ral del Trabajo (LFT), hecho generado por la ausencia de firma autógrafa del trabajador. Las impresiones de los recibos de nómina, aun cuando carezcan de la firma del trabajador, siempre que cuen- ten con el sello digital generado, correspondiente a la cadena de caracteres que permite autentificar la ope- ración realizada, tienen valor probatorio en el juicio laboral, conforme al artículo 99, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, que señala que quienes hagan pagos por salarios y, en general, por la presta- ción de un servicio personal subordinado, deberán expedir y entregar comprobantes fiscales en la fecha en que se realice la erogación correspondiente, los que podrán utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos de los numerales 132, fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV, de la Ley Fe- deral del Trabajo. Con base en lo anterior y debido a la incertidumbre para los patrones es recomendable que, en la práctica, se cuente con los elementos probatorios suficientes para demostrar que se han puesto a disposición del trabajador dichos recibos de pago, con las caracterís- ticas y requisitos que la normatividad vigente señale. Impuesto Sobre Nóminas También conocido como impuesto sobre erogaciones por remuneraciones al trabajo personal, se trata de un impuesto que los patrones deben cubrir por los pagos El hecho del desconocimiento de las leyes no exime de su cumplimiento y también de sus consecuencias de sueldos y prestaciones laborales que corresponden a una relación laboral. Al tratarse de un impuesto con carácter local, la tasa del impuesto sobre nóminas varía de acuerdo con el estado al que pertenezca la empresa y donde se lleva a cabo el trabajo. Del mismo modo, las leyes que res- paldan a este impuesto son varias y se encuentran en las leyes de Hacienda y Códigos Financieros de cada estado. Pese a que se trata de un impuesto con carácter lo- cal, como en el caso de los impuestos federales, su omisión o incumplimiento puede generar al patrón sanciones o multas. Consideraciones con respecto de la conservación de los registros de la nómina La conservación de nóminas y contratos de trabajo está regularizada en diferentes leyes y códigos nacio- nales. La fracción primera del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que la docu- mentación abarca: > Libros y registros sociales. > Sistemas y registros contables. > Papeles de trabajo. > Estados de cuenta. > Cuentas especiales. > Control de inventarios y método de valuación. > Medios procesables de almacenamiento de da- tos: cintas y discos. > Equipos o sistemas electrónicos. > Documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales. > Controles volumétricos (registros de volumen que se usan para determinar la existencia, ad- quisición y venta de combustible). El artículo 30 del CFF menciona que el plazo de cinco años es necesario para conservar la documentación. Por su parte la Ley del Seguro Social, en la fracción segunda del artículo 15, menciona que los patrones tienen la obligación de llevar registros de datos, como nóminas y listas de raya en las que se asiente invaria- blemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores. La Ley Federal del Trabajo también hace mención a la obligación de almacenar la documentación. El artículo 804 obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio los siguientes documentos: > Contratos individuales de trabajo que se ce- lebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable. > Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios. > Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo. > Comprobantes de pago de participación de utili- dades, de vacaciones y de aguinaldos. > Pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social. Más adelante se detalla que los contratos individuales deberán conservarse hasta un año después de conclui- da la relación laboral. Como se aprecia, existen diferencias entre los plazos que marcan la Ley del Seguro Social y el Código Fiscal respecto a la Ley del Trabajo. Por lo tanto, es recomen- dable que la conservación se practique, por lo menos, hasta los cinco años. Conclusión El cálculo de la nómina y su cumplimiento es un proceso más delicado de lo que uno podría pen- sar. Hay varios aspectos de las distintas autorida- des que debemos tener siempre en mente para no cometer errores u omisiones y causar multas o re- trasos en los pagos, ya que es bien sabido que esto puede provocar problemas de clima laboral en la empresa y afectaciones a la moral de los emplea- dos, lo cual sin duda se verá reflejado en la pro- ductividad. El hecho del desconocimiento de las leyes no exime de su cumplimiento y también de sus consecuencias. Calcular la nómina requiere de profesionalismo y res- ponsabilidad, usar un software especializado para el cálculo y administración de la nómina será siempre la mejor opción, por lo cual resulta indispensable el elegir la mejor herramienta tecnológica disponible y con el soporte necesario del proveedor de servicios que permitirá además de cumplir con las obligacio- nes establecidas, optimizando los tiempos y funcio- nes del personal del área contable para enfocarse en lo que realmente importa, que es hacer crecer a la empresa. DOSSIER 14 CONTADURÍA PÚBLICA 15