Contaduría Pública mayo 2021

manera oportuna, o periódicas en ciertos intervalos (por ejemplo, registros de capacitación del personal, revisión de encargos terminados, etc.), o también puede ser una combinación de ambas. Las actividades de seguimiento tienen como finalidad supervisar las respuestas en el SGC. La naturaleza, oportunidad y la extensión de las acti- vidades de seguimiento se pueden ver afectadas por los siguientes factores: tamaño, estructura y organiza- ción de la Firma; participación de la red en este tipo de actividades; recursos de los que dispone la Firma, incluyendo el uso de TI, y el diseño de la respuesta su- jeta a seguimiento. Evaluar los hallazgos e identificar las deficiencias Establecer políticas y procedimientos para evaluar los hallazgos derivados de las actividades de segui- miento, los resultados de las revisiones externas y de otra información relevante para determinar si exis- ten deficiencias. Los hallazgos pueden ser positivos o negativos. Los positivos son útiles para reforzarlos o replicarlos en la Firma. Los negativos deben ser considerados para determinar si existen deficiencias en el SGC. Cabe mencionar que no todos los hallazgos negativos de- ben considerarse como una deficiencia. Para determinar si un hallazgo es una deficiencia de- ben considerarse los siguientes factores: La naturaleza del hallazgo, el diseño y extensión de la actividad de seguimiento a partir de la cual surgió el hallazgo, el alcance en relación con la muestra de la población y, si el hallazgo se relaciona con una respuesta o bien, si en combinación con otros hallazgos existe una tendencia o un problema sistémico. Es importante considerar que un hallazgo puede afectar a diferentes componentes del SGC. Evaluar las deficiencias identificadas Establecer políticas y procedimientos para: a) Investigar las causas de origen de las deficien- cias identificadas, incluyendo la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos para dicha investigación, considerando la natu- raleza y su importancia. b) Evaluar la severidad y generalización de las defi- ciencias identificadas y su efecto sobre el SGC. El investigar las causas de origen facilita el diseño e implementación de las acciones correctivas, la partici- pación del personal responsable de su atención y el se- guimiento de quienes tienen la responsabilidad final y la rendición de cuentas y la comunicación al personal. Al evaluar la severidad y generalización de la deficien- cia se tiene que considerar la naturaleza, las causas que la originaron, la frecuencia de ocurrencia, la mag- nitud, velocidad y duración. Responder a las deficiencias identificadas Diseñar e implementar las acciones correctivas de las deficiencias identificadas que atiendan las causas que las originaron. En este proceso, se deberá evaluar si los objetivos y riesgos de calidad valorados y las respuestas siguen siendo adecuadas o se requiere modificarlas. La o las personas responsables del seguimiento y co- rrección deberán evaluar si las acciones correctivas están diseñadas de forma adecuada para atender las deficiencias y sus causas, así como si fueron imple- mentadas y si son eficaces. Hallazgos sobre un encargo en particular Cuando un hallazgo está relacionado con un encargo en proceso o termina- do y existen indicios de que durante su ejecución se omitieron los procedi- mientos requeridos o el informe emitido es inapropiado, la Firma deberá: a) Tomar las acciones adecuadas para cumplir con las normas profe- sionales y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables. b) Si el informe es inapropiado, evaluar las implicaciones y realizar las acciones procedentes, incluyendo en su caso la asesoría legal. Comunicación continua relativa al seguimiento y corrección La persona responsable del proceso de seguimiento y corrección deberá comunicar oportunamente al responsable final y de rendición de cuentas y al responsable de la operación del SGC lo siguiente: a) Descripción de los procesos de seguimiento realizados. b) Las deficiencias identificadas, su importancia y recurrencia. c) Las acciones de corrección para atender las deficiencias identificadas. La información anterior deberá comunicarse además al personal, conforme a sus funciones y responsabilidades, con el fin de que tomen las acciones respectivas, y a terceros externos (requeridos por alguna ley, regulación o normas profesionales, red de Firmas, proveedor de servicios, en su caso). Asimismo, esta información servirá de base para la evaluación menciona- da en el punto siguiente. Evaluar el SGC El responsable final y de rendición de cuentas asignado evaluará si el SGC proporciona una seguridad razonable de que los objetivos del sistema se cumplen, considerando la importancia y recurrencia de las deficiencias identificadas y la evaluación respecto a si las acciones correctivas están diseñadas adecuadamente para abordar tales deficiencias y sus causas, y si han sido implementadas las acciones. La evaluación deberá efectuarse al menos una vez al año; sin embargo, si las de- ficiencias son importantes o recurrentes debe realizarse conmayor frecuencia. Si la evaluación indica que el SGC no proporciona una seguridad razonable de que los objetivos se cumplen, el líder es responsable de tomar las me- didas pertinentes y comunicar al personal interno y a terceros externos, conforme a las políticas de información y comunicación de la Firma. Conclusión El proceso de seguimiento y corrección es un componente fundamen- tal del Sistema de Gestión de la Calidad, que incluye nuevos requeri- mientos que promueven actividades de seguimiento más efectivas que permiten a las Firmas llevar a cabo una mejor evaluación de su sistema, identificando las deficiencias y las causas que las originaron, así como un proceso de remediación más eficaz y oportuno, que promueven la mejora continua, esto en respuesta al entorno cambiante y a la respon- sabilidad de la Firma de auditoría de actuar para el interés público. El proceso de seguimiento y corrección proporciona información relevante, confiable y oportuna sobre el diseño, implementación y operación de los componentes del SGC DOSSIER 50 CONTADURÍA PÚBLICA 51