Seguimiento, corrección y evaluación del sistema L.C.C. Héctor E. Negrón Hernández Socio de Russell Bedford Guadalajara, S.C. Integrante de la Comisión de Calidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. hnegron@russellbedford.mx Síntesis La Norma Internacional de Gestión de la Calidad (NIGC) 1 Gestión de la calidad para Firmas de auditoría que realizan auditorías o revisiones de estados financieros u otros encargos de aseguramiento o servicios relacionados, que entrará en vigor a partir del 15 de diciembre de 2022, contempla como uno de sus ocho componentes “El proceso de seguimiento y corrección” del Sistema de Gestión de la Calidad de la Firma. L a norma requiere que las Firmas realicen la evaluación del Sistema de Gestión de la Calidad, anualmente. Es mediante esta evaluación que la Firma podrá concluir si este sistema proporciona una seguridad razonable de que se están cumpliendo los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad; por lo tanto, es necesario que la Firma establezca un proceso de seguimiento y corrección que le proporcione información relevante, fiable y oportuna acerca del diseño, implementación y operación del sistema, y que le permita tomar medidas apropiadas para responder a las deficiencias identificadas. Diseño y desarrollo de las actividades de seguimiento Al diseñar la activades de seguimiento se debe considerar la naturaleza y circunstancias particulares de la Firma, por lo tanto, al determinar la oportunidad y Como parte del proceso de seguimiento, la norma requiere que la Firma considere la inspección cíclica de un encargo concluido de todos los socios de la Firma. Para determinar los encargos y socios a seleccionar en dicho proceso se debe considerar los tipos de encargos realizados por la Firma, su complejidad y el grado de experiencia de la Firma, también la antigüedad y experiencia de los socios, los resultados de inspecciones previas, así como los resultados de inspecciones externas. Sin embargo, el proceso de seguimiento contempla que la Firma pueda seleccionar algún socio o socios con mayor frecuencia, cuando se han identificado múltiples deficiencias que se han evaluado como severas, o se realizan encargos para entidades con altos niveles de complejidad o juicio. Además, la norma contempla la posibilidad de dos tipos de inspección de encargos en proceso. Las inspecciones a los encargos en proceso, como una actividad del proceso de seguimiento, están diseñadas para monitorear que un aspecto del Sistema de Gestión de la Calidad está diseñado, implementado y operando de la manera prevista o, como una “respuesta” al riesgo, en donde estas inspecciones pueden estar diseñadas para detectar fallas o deficiencias en el Sistema de Gestión de la Calidad para que puedan evitar que se produzca un riesgo de calidad. La finalidad de la actividad, dependiendo de su naturaleza, guiará su diseño e implementación, y dónde entra al Sistema de Gestión de la Calidad; es decir, si es una inspección de un encargo en proceso, como actividad de seguimiento, o una revisión de un encargo en proceso como una respuesta para abordar un riesgo de calidad. Evaluación de hallazgos y deficiencias identificadas Es normal que se produzcan hallazgos durante el proceso de inspección, sin embargo, la Firma debe evaluar si estos hallazgos se convierten en deficiencias y, en caso de ser así, se evaluará la severidad y generalización de las deficiencias detectadas. La Firma debe identificar la causa o causas de origen de las deficiencias detectadas y su impacto de forma individual o agregada en el Sistema de Gestión de la Calidad, esta actividad es importante debido a que la Firma deberá diseñar e implementar las acciones de corrección que respondan a la deficiencia de origen. Una deficiencia detectada es el resultado de: > Un objetivo de calidad no establecido. > Un riesgo de calidad no identificado o no evaluado apropiadamente. > La falta de diseño o implementación en las respuestas a los riesgos de calidad. > La falta de implementación y operación adecuada de las respuestas a los riesgos de calidad. Como se mencionó, cuando la deficiencia ha sido identificada, la Firma también debe evaluar la severidad y la generalización, esto se refiere a si la deficiencia es una circunstancia en particular o es consistente en la Firma; asimismo, la norma requiere que se identifique la causa o las causas de origen de la deficiencia identificada, para lo cual la Firma deberá considerar, entre otros factores, la etapa del Sistema de Gestión de la Calidad con la que se relaciona la deficiencia; esto es, si la deficiencia está en el diseño, implementación u operación del Sistema de Gestión de la Calidad o en las respuestas a los riesgos de calidad. Respuesta a las deficiencias detectadas La Firma de auditoría deberá diseñar e implementar acciones de corrección para abordar las deficiencias detectadas desde la causa de su origen; además, la persona o personas asignadas por la Firma con la responsabilidad operativa del proceso de seguimiento y corrección deberán evaluar si las acciones de corrección están diseñadas e implementadas adecuadamente para abordar las deficiencias detectadas desde su origen y en el caso de aquellas implementadas para abordar deficiencias previamente identificadas, si estas son efectivas. Evaluación del Sistema de Gestión de la Calidad La persona o personas asignadas con la responsabilidad final y rendición de cuentas del Sistema de Gestión de la Calidad deberán evaluarlo, en nombre de la Firma, y concluir si proporciona o no una seguridad razonable de que se están cumpliendo los objetivos de dicho sistema. Conclusión El componente final del Sistema de Gestión de la Calidad es el seguimiento y corrección, ya que es importante que se diseñen, implementen y desarrollen las actividades relevantes de monitoreo para cada Firma de auditoría, considerando la naturaleza y circunstancias particulares de la misma; recordemos que la norma entra en vigor el 15 de diciembre de 2022 y esta requiere, al menos, de inspecciones anuales; por lo tanto, la primera inspección tiene que llevarse a cabo y concluir, para determinar una evaluación y conclusión del sistema, antes del 15 de diciembre de 2023. extensión de las actividades de seguimiento, la Firma debeconsiderar las valoracionesdadas a los riesgosde calidad y el diseño de las respuestas a los riesgos detectados, así como los cambios al Sistema de Gestión de la Calidad; también se debe considerar otra información relevante como los resultados de actividades de seguimiento anteriores, si las acciones correctivas implementadas fueron eficaces, la existencia de quejas y denuncias sobre fallas en el cumplimiento de normas profesionales y requerimientos legales. Adicionalmente se debe considerar el tamaño, estructura, organización y los recursos que destinará la Firma para las actividades de seguimiento; asimismo, al realizar las actividades de seguimiento la Firma debe contemplar la posibilidad de efectuar cambios en la naturaleza, oportunidad y extensión de estas, como cuando los hallazgos detectados requieran la implementación de actividades de inspección más extensas. CONTADURÍA PÚBLICA 31 DOSSIER 30
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