C.P.C. Francisco Javier Macías Valadez Treviño
Presidente del Comité Ejecutivo Nacional, IMCP
fcomaciasv.presidente@imcp.edu.mx

Resulta indudable que desde sus inicios, el comercio ha sido una actividad importante para el intercambio de bienes y servicios que requiere de la confianza entre las partes para la autentificación de las relaciones comerciales

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En las últimas dos décadas, el Internet ha transformado la forma de trabajar en el mundo de los negocios, convirtiendo el uso de los medios electrónicos en una herramienta indispensable para realizar las transacciones comerciales de una forma más ágil.
La acelerada difusión y el gran interés en el comercio electrónico, han provocado el surgimiento de nuevos problemas, tales como la validez legal de las transacciones y contratos sin papel ni firma autógrafa, hasta la necesidad de acuerdos internacionales que armonicen las legislaciones sobre el comercio, control de las transacciones internacionales, la protección de los derechos de propiedad intelectual, pasando por el fraude y la falta de seguridad de las transacciones y los medios de pago electrónicos.
Por lo anterior, es fundamental que el comercio electrónico tenga una regulación jurídica que abarque de forma precisa los elementos que intervienen en el registro y conservación de la información financiera, pretendiendo destacar la importancia que debe tener la cibernética con su moderna vinculación con el derecho fiscal o tributario.
México no se podía quedar atrás, por ello, en su legislación fiscal han surgido diversas disposiciones jurídicas que hacen referencia a los soportes informáticos, como son las relativas al pago mediante transferencias electrónicas, contabilidad informática, presentación de declaraciones por medio del Internet, digitalización de documentos y la Firma Electrónica Avanzada, entre otros, los cuales constituyen prueba plena de la realización de operaciones que; no obstante, requieren dotar de seguridad jurídica a los contribuyentes aprovechando la tecnología de punta.

APARICIÓN DEL INTERNET Y DEL COMERCIO ELECTRÓNICO
Con la aparición del Internet a finales de la década de 1990, se promovieron nuevas formas de interrelacionarse y hacer negocios. La potencialidad de conectarse con otras computadoras del mundo y, en consecuencia, con clientes y proveedores geográficamente distantes, cambió la forma de celebrar transacciones. Ahora, estas se llevan a cabo en tiempo real y las decisiones se toman en forma inmediata sin importar la ubicación física de las partes.
Internet cuenta con una serie de herramientas que permiten navegar por la red en busca de información que después puede enviarse como es el caso del correo electrónico y la World Wide Web (WWW).
En consecuencia, podemos decir que el Internet es una revolución tecnológica que ha transformado y facilitado la realización de transacciones, debido a que proporciona las herramientas necesarias en línea para atender a clientes, proveedores y socios del negocio. Por ello, para que una organización obtenga y aproveche todo el potencial de la red, tiene que integrar sus áreas internas al comercio electrónico.
Por su parte, el comercio electrónico es una metodología moderna para hacer negocios que detecta la necesidad de las empresas, comerciantes y consumidores de reducir costos, así como mejorar la calidad de los bienes y servicios, además de mejorar el tiempo de entrega de los mismos. Por consiguiente, el comercio electrónico no debe seguirse considerando como una tecnología, sino como el empleo de la tecnología para mejorar la forma de llevar a cabo las actividades empresariales.
En la actualidad, la manera de comerciar se caracteriza por el mejoramiento constante en los procesos de abastecimiento, y como respuesta a ello los negocios a escala mundial están cambiando, tanto su organización como sus operaciones. El comercio electrónico es el medio para llevar a cabo dichos cambios dentro de una escala global, permitiendo a las compañías ser más eficientes y flexibles en sus operaciones internas, para así trabajar de una manera más cercana con sus proveedores y estar más atento a las necesidades y expectativas de sus clientes. Además, permite seleccionar a los mejores proveedores sin importar su localización geográfica para que, de esa forma, se pueda vender a un mercado global.

APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Durante más de 30 años, la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., fue la encargada de emitir la normatividad contable en México, con la denominación de Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. A partir del 1 de junio de 2004, el Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera (CINIF), como organismo independiente y en concordancia con la tendencia mundial, asume la función y la responsabilidad de la emisión de la normatividad contable en México.
Las características cualitativas de los estados financieros, es decir, los requisitos que debe reunir la información financiera contenida en los estados financieros para cumplir su objetivo de ser de utilidad para el usuario general en la toma de decisiones económicas, están divididas en primarias, secundarias, así como sus restricciones.
Además, para que la información financiera sea confiable, debe cumplir con lo siguiente:

• Reflejar en su contenido las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que realmente sucedieron (veracidad).
• Tener concordancia entre su contenido y lo que se pretende representar (representación).
• Encontrarse libre de sesgo o prejuicio (objetividad).
• Poder validarse (verificabilidad).
• Contener toda aquella información que ejerza influencia en la toma de decisiones de los usuarios generales (información suficiente).

Las empresas que cumplan con la característica de que la información generada sea confiable y veraz, podrán emplear el sistema de contabilidad en cualquier forma, desde la manual, por medio de tarjetas hasta los más sofisticados procesos contenidos en los sistemas de cómputo para generar la contabilidad; es decir, deberán cumplir con lo dispuesto por las NIF, especialmente en los temas de confiabilidad y veracidad sin importar la forma en que sea aplicada la Tecnología de la Información (TI).

APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE AUDITORÍA, PARA ATESTIGUAR, REVISIÓN Y OTROS SERVICIOS RELACIONADOS
Efectos de la TI
El objetivo y alcance de una auditoría en un ambiente de TI pueden ser afectados por el uso de una computadora, ya que esta modifica la entrada de datos, el procesamiento, almacenamiento y comunicación de la información operativa, administrativa y financiera, por ello, puede afectar los sistemas de contabilidad y de control interno empleados por la entidad.
Por lo tanto, los efectos de la TI en una auditoría deben reflejarse en:

• La planeación de auditoría.
• La evaluación de riesgos de auditoría.
• Los procedimientos de auditoría.

Generalidades y revisión de controles de aplicación
El desarrollo de sistemas de TI dará como resultado el diseño y características de procedimiento, que son diferentes de los que se encuentran en los sistemas manuales.
El propósito de los controles generales de TI es establecer un marco de referencia de control global sobre las actividades de TI y proporcionar un nivel razonable de certeza de que se logran los objetivos globales del control interno como son efectividad, eficiencia, confidencialidad, integridad, disponibilidad, cumplimiento y confiabilidad de la información financiera.
Los controles generales de TI pueden incluir conceptos como:

• Seguridad física y ambiental.
• Controles de organización, administración y el desempeño.
• Desarrollo de sistemas de aplicación y controles de mantenimiento.
• Controles de operación de computadoras y de seguridad.
• Controles de software de sistemas.
• Controles de entrada de datos y programas.
• Medición del desempeño.

Evaluación del control interno
El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno sobre los sistemas de TI que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en él; asimismo, que le permitan determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que dará a los procedimientos de auditoría en todos sus conceptos de revisión.
El estudio del control interno incluye el análisis y la comprensión de los métodos que son utilizados para procesar la información financiera, con objeto de determinar si las técnicas establecidas cumplen con los objetivos del control interno; por ello, cuando la TI forma parte del control interno contable y de este se deriva la información sujeta a examen, el auditor debe realizar su estudio y evaluación; como resultado de dicho trabajo, deberá documentar sus conclusiones sobre el efecto de la TI en sus pruebas de auditoría, ya que la utilización del procesamiento de información usando tecnología informática en las aplicaciones contables de importancia, al igual que la complejidad de dicho procesamiento, también pueden influir en la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría a realizar.
Las auditorías de este tipo deben plantearse en el sentido de:

• La auditoría integral de las transacciones.
• La consistencia del procesamiento de las transacciones.
• Los algoritmos o fórmulas ya sea que estén en código fuente o en configuraciones (por ejemplo, una fórmula de depreciación o cálculo de nómina).
• Quién introdujo la información, así como cerciorarse de que no se haya modificado el resultado.
• Medidas de desempeño y precios de transferencia.

En la columna anterior se presenta un esquema de la importancia de la digitalización de la contabilidad, partiendo del cumplimiento de las NIF, emitidas por el CINIF y de las Normas de Auditoría, para Atestiguar, Revisión y otros Servicios Relacionados emitidas por la Comisión de Normas de Auditoría y Aseguramiento (CONAA), que otorgan esta posibilidad.

LA NORMA DE PRÁCTICAS COMERCIALES
Cada día, más empresas están haciendo uso de contratos, convenios y facturas electrónicas, por los beneficios que reporta en términos de ahorro en dinero, así como en el tiempo de su incremento en seguridad.
Con la finalidad de contar con un marco legal que regule la manera de presentar y conservar documentos comerciales, la Secretaría de Economía (SE), por conducto de la Dirección General de Normas (DGN), emitió la Norma Oficial Mexicana NOM 151 SCFI, referente a las prácticas comerciales y requisitos que deben observarse para la conservación de documentos digitales.
Es decir, la NOM 151 SCFI, también conocida como “Prácticas comerciales-requisitos” que deben ser observados para la conservación de mensajes de datos, fue definida en 2002 por la SE para establecer la manera en que las personas físicas y morales, asociaciones e instituciones, deben conservar sus documentos digitales (tales como contratos, convenios, oficios o facturas electrónicas) de forma segura y, sobre todo, para facilitar el cumplimiento de la obligación, a cargo de los comerciantes que utilicen mensajes de datos para realizar actos de comercio, de conservar por el plazo establecido en el Código de Comercio.
El objetivo de esta NOM es establecer los requisitos que deben ser observados para la conservación del contenido de mensajes de datos que consignen contratos, convenios o compromisos y que, en consecuencia, originen el surgimiento de derechos y obligaciones. El contenido de los mensajes de datos debe mantenerse íntegro e inalterado a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, debiendo ser accesible para su ulterior consulta, para que, en caso de controversia judicial, tenga fuerza probatoria.
El Servicio de Conservación de Mensajes de Datos opera como un servicio auxiliar para el comercio electrónico; tiene por objeto, permitir a los comerciantes acreditar, ante cualquier tercero o autoridad, que los documentos electrónicos se han conservado íntegros y sin cambios desde el momento de su generación.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El proceso de información debe ser estable, objetivo y verificable, es un aspecto básico para una contabilidad adecuada, ordenada y oportuna que permite la preparación de estados financieros correctos y eficientes. Dicho proceso de información y los registros contables resultantes pueden ser llevados en sistemas de cómputo, para cumplir con las disposiciones de las Normas de Información Financiera.
La contabilidad de una empresa está basada en la generación de información obtenida de la documentación que se recibe de terceros, como es el caso de adquisiciones, en la que ella emite, como las facturas por sus ventas, y en la que genera en forma interna por los cálculos y determinaciones de cifras que no corresponden a un ingreso o gasto en efectivo o en crédito, pero que generan un registro contable. La contabilidad puede ser llevada en sistemas de cómputo solo cumpliendo con las disposiciones de las NIF, para que puedan ser aplicadas las Normas de Auditoría, para Atestiguar, Revisión y otros Servicios Relacionados.
La documentación original que se integra a la contabilidad ocasiona problemas de manejo físico y dificulta una guarda adecuada. La digitalización de la documentación requerida contable y fiscal representa una buena oportunidad de utilizar la tecnología de punta con un costo financiero razonable. A su vez, esta alternativa constituye una medida preventiva de riesgo, ya que permite una adecuada salvaguarda de la información contable y fiscal.
Tener la documentación en forma electrónica ayuda y coadyuva a tener toda la información que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) requiere, tanto para revisar las operaciones del contribuyente como para verificar el cumplimiento de sus obligaciones impositivas, que resultan indispensables para la integración de datos de todas las declaraciones informativas y de pago que se está obligado a presentar.
La digitalización de la documentación fiscal, de acuerdo con las disposiciones legales, representa una opción adicional para utilizar tecnología de punta. Hoy en día resulta obsoleto el proceso de microfilmación, siendo la digitalización de los documentos la alternativa más viable para cumplir con las obligaciones fiscales y, por otro lado, para ahorrar recursos financieros en los costos y gastos de los contribuyentes.
Pareciera ser que la digitalización de documentos es un procedimiento que implica trabajo de detalle y una inversión de tiempo considerable, ya que se deberán reproducir todos los comprobantes por medio del lector de caracteres (scanner). Sin embargo, también es cierto que ofrece la gran ventaja de eliminar una gran parte de los documentos originales, conservando solo su versión electrónica, logrando con ello la posibilidad de liberar espacios de almacenamiento en las oficinas y bodegas, mejorar la eficiencia en el manejo de los registros contables, y reducir costos y gastos, incluyendo el de seguros por guarda, custodia y posibles siniestros, para garantizar la existencia física de los papeles.
Esta alternativa también es una medida preventiva que permite a las empresas salvaguardar gran parte de su contabilidad en papel ante el riesgo de catástrofes o siniestros, tanto fortuitos como de fuerza mayor, mismos que, desafortunadamente, se han manifestado con mayor frecuencia en los últimos años. Esta información electrónica también puede servir como una evidencia suficiente y competente con la validez fiscal necesaria.
Es importante destacar la relevancia que los soportes informáticos tienen hoy en día, por el creciente aumento en el volumen y la complejidad de las actividades humanas, tales como la informática, microfilmación y archivos digitales, los cuales resultan más prácticos que los sistemas tradicionales. Esto ha ocasionado que, en la legislación fiscal, hayan surgido diversas disposiciones jurídicas que hacen referencia a los soportes informáticos, como son las relativas al pago mediante transferencias electrónicas, contabilidad informática, y la presentación de declaraciones vía Internet, que regulan la forma de llevarse a efecto por parte de los contribuyentes, para que las autoridades les concedan a las mismas un valor probatorio, lo que, sin lugar a dudas, repercute en una seguridad jurídica para los causantes y en la posible utilización como medio de prueba ante las autoridades administrativas y judiciales.
Derivado de lo anterior como resultado de una auditoría integral y del desempeño, también conviene sugerir a la administración de la empresa adecuar la información electrónica con tecnología de punta para aprovechar las ventajas que ésta representa en todos los procesos de administración y revisión de las operaciones realizadas.

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