C.P.C. José Besil Bardawil
Besil Bardawil Asesores Fiscales, S.C.
jbesil@bbaf.com.mx

Normalmente, como todas las empresas, una PyME nace con una idea de negocio, en la cual se pretende o se tiene la idea de hacer un negocio que deje dinero, comprando y vendiendo un producto o fabricándolo, o quizá se trate de un negocio de servicio; el negocio puede ser de una sola persona o de varios socios, pero su característica principal es que tiene un capital bajo, restringido y con pocas posibilidades de contar, en un inicio, con algún tipo de financiamiento

Lo primero que se hace es definir el negocio en su concepto, el monto del capital que se va a requerir, el lugar ideal para ponerlo, el personal que se va a requerir o, inclusive, puede ser que, en un principio los mismos socios sean los que se encarguen de operarlo sin contratar empleados para que funcione.

Me centraré en el inicio: bajo qué figura legal se constituirá el negocio. ¿Será persona física o persona moral? En el primer caso es más sencillo porque operará con el simple hecho de abrir una cuenta de cheques a nombre del dueño y hacer la papelería que requiera para su operación.

El segundo caso es un poco más complejo y complicado, sobre todo cuando la empresa se constituye en sociedad, la cual puede ser desde una empresa familiar hasta una empresa de varios socios, que son amigos o conocidos entre sí, definiendo entre ellos la participación accionaria que tendrán en el negocio.

Los problemas empiezan cuando se tiene que definir el tipo de sociedad mercantil que se va a constituir, sin saber o investigar la responsabilidad que se adquiere al pertenecer como accionista o como integrante del Consejo de Administración o administrador único de la sociedad.

En el mejor de los casos, consultan a sus conocidos para saber qué es lo mejor y con quién lo pueden hacer; por lo general, recurren a un notario y le dicen que quieren constituir una sociedad para hacer un negocio; el notario preguntará sobre el tipo de sociedad y los estatutos sociales, pero se define solamente que será una S.A. de C.V.

¿Por qué se elige ese tipo de sociedad y no una S. de R.L., o una comandita simple o una S.A.P.I., o cualquier otro tipo de sociedad? Normalmente, no existe una razón o, mejor dicho, un análisis del tipo de sociedad que se pretende constituir; es solo una recomendación constituirse como sociedad para dar una imagen ante los demás, pues es más seguro.

Una vez que se define el tipo de sociedad, se precisa la estructura de capital con la tenencia accionaria en los porcentajes que cada socio tendrá y la forma de administración que se va a tener para operarla. Por lo general, no se tiene conciencia del nombramiento del comisario y mucho menos cuáles son las funciones que desarrolla en la empresa, pero es un requisito sin el cual no se puede constituir la sociedad, y se nombra a alguna persona para completar los datos que se requiere para constituirla. En la mayoría de los casos se nombra al Contador que va a ayudar con los registros contables y con el cumplimiento de sus obligaciones legales. A veces se nombra a una persona de confianza que acepta el cargo sin la debida conciencia de las obligaciones que adquiere derivadas del nombramiento aceptado.

Cuando se trata de definir el objeto social de la empresa, se le dice al notario a qué se va a dedicar el negocio; el notario sugiere que les dejará un objeto lo más amplio posible para que, en su momento, puedan desarrollar cualquier actividad relacionada con el tipo de negocio que están por realizar, dejando abierta toda posibilidad de hacer sin ningún límite establecido. En otras ocasiones, no se contemplan posibilidades de ser garantes o de arrendar bienes, entre otros, y cuando lo necesitan tienen que modificar sus estatutos sociales para hacer lo que requieren.

En el momento en que hablamos de la administración, con el objeto de considerar a todos los que participan en el negocio, esta se define bajo la figura de un Consejo de Administración o un administrador único. Por lo regular no toman conciencia de la responsabilidad que adquieren al pertenecer a un Consejo de Administración y mucho menos cuando, por darle un lugar importante a la familia, se nombra a personas que no tienen mucha participación como integrantes de ese Consejo y con el nombramiento de su presidente.

Después viene el momento de definir los poderes y quién los va ejercer; estos se describen en el acta constitutiva y muchas veces se otorgan sin reflexionar lo que representa. En muchas ocasiones, los poderes de acto de dominio se dejan indistintos y en otras, por sugerencia de alguien, se establecen de manera mancomunada para protección de la empresa.

La definición de las características de las asambleas ordinarias y extraordinarias son generales y, en la mayoría de los casos ni siquiera se revisa, se está de acuerdo con lo que dejó establecido el notario en las cláusulas correspondientes por haber usado un formato general llamado “machote”.

Una vez constituida la sociedad, y considerando que los casos que comenté son meramente enunciativos, toda vez que existen muchas más observaciones que no se realizan y que traen como consecuencia compromisos de los socios, que a la larga generan problemas, se procede a los registros de la sociedad, la visita al banco elegido o recomendado para la apertura de la cuenta bancaria, registrando las firmas de los socios que pusieron el capital, sin observar ninguna clase de procesos de control interno que les den seguridad para evitar malos manejos. Muchas veces todo es confianza, pero les recuerdo que la confianza dura hasta que se pierde. Parece obvio lo que digo, pero es muy común que por no establecer los acuerdos por escrito —porque se sustenta que no es necesario—, ocurre la mayoría de los problemas y de los conflictos que se generan por falta de buena memoria de alguno de los socios.

Formalmente, el negocio está listo para operar. Hago hincapié en la palabra negocio, pues la palabra empresa representa otro significado. Es decir, se constituyó un negocio, no una empresa, y aunque la definición del tema es sobre las PyMES (Pequeñas y Medianas Empresas), en realidad por la forma de estructurarlas no podemos hablar de empresas porque solo se observan características de negocio, pero no de estructuras y controles empresariales, y cuando estos se realizan son empíricos y sin ninguna formalidad.

Una vez constituido el negocio se define la forma de llevar los registros contables; quizá por el tamaño del negocio no se justifica tener un Departamento Contable y se recurre a un despacho contable que será el encargado de esta función y que en determinado momento cuidará el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales de la sociedad constituida.

Los problemas empiezan desde que se define la forma legal de operar y cuidar el negocio en cuanto al manejo de los recursos y estos crecen cuando el negocio se caracteriza por el manejo del efectivo, ya que los controles internos establecidos están basados en la confianza y no se definen para cumplir con los mínimos cuidados relacionados con la facturación y los depósitos bancarios, así como con los gastos y los pagos que en ocasiones se pueden realizar por facilidad en efectivo y que en la actualidad, derivado de las obligaciones fiscales, pocas erogaciones pueden hacerse en efectivo por efecto de la deducibilidad fiscal de los gastos; esto ha llevado a que se deban hacer los pagos con cheque o, en su defecto, con transferencia bancaria.

Por lo anterior, para muchas PyMES el estado de cuenta bancario se vuelve clave para la identificación de las operaciones generadas del negocio, ya que es en el estado de cuentas bancario donde quedan registradas todas las operaciones que se realizan; desde luego, las que pasan por bancos, pues las que se manejan en efectivo o en crédito quedan vulnerables a los muchos o pocos controles que establezcan para su manejo administrativo y a los muchos o pocos controles que establezcan para la rendición de cuentas entre los socios.

No hablaré en esta ocasión del control interno que guardan o dejan de guardar cada uno de los procesos que se realizan en el negocio, pero dejo para su análisis lo que esto significa y la recomendación de implantarlo, aunque sea de manera muy elemental para que pueda existir una seguridad y confiablidad de la administración de la sociedad.

Los controles internos los basan única y exclusivamente en todo lo relacionado con las obligaciones fiscales, inclusive la contabilidad que llevan es fiscal y no le dan importancia a su contenido y mucho menos a un análisis de la información financiera que se genera con motivo del registro de las operaciones realizadas; a veces se le da cierta importancia cuando un tercero, con el que el negocio tiene interés de realizar algún tipo de negociación, le solicita la información financiera y es hasta ese momento cuando se le pide al Contador que la prepare para entregar. En algunos casos hacen un pequeño análisis de la misma y después la entregan, pero en otros confían en lo que el Contador o quien preparó la información financiera, entregue, sin darse cuenta de lo que revela tal información.

Al hablar de todas estas deficiencias de las PyMES no quiero decir que en todas se den y, mucho menos, que se dé todo lo que he descrito en este artículo, pero ¿cuántos detalles dejamos fuera de consideración en este tipo de empresas?

¿Cuántos pequeños empresarios analizan mensualmente sus estados financieros o sus balanzas de comprobación para verificar, tanto su situación financiera como los resultados que van obteniendo a lo largo de la vida de su negocio?, qué decir también de vigilar la correcta aplicación de las Normas de Información Financiera (NIF), se registra contablemente con las mínimas definiciones y posiblemente sin la conciencia de aplicación de las NIF, más por un sentido común enseñado en la escuela o aprendido en los despachos o empresas donde se haya trabajado; a este nivel no hay conciencia de la importancia que tiene la aplicación de las NIF y la seguridad que le da al lector de la información financiera al creer que los estados financieros fueron elaborados correctamente. Por ello, muchas instituciones financieras requieren que la información financiera esté debidamente auditada por un Contador Público y de esa forma valorar la razonabilidad de los mismos antes de analizarla.

Si hablamos de que la contabilidad es manejada por un despacho externo, este último debe asegurarse de que recibió toda la documentación completa y correcta, con los conceptos de los movimientos suficientemente descritos y detallados para que los registros contables se puedan realizar al nivel que requiera la empresa, cuando menos a nivel de subcuentas, deberá también apoyarse de las diferentes conciliaciones como las de bancos, es decir, los movimientos reflejados en el estado de cuenta bancario y lo registrado en la contabilidad. Esto trae como objetivo verificar, cuando menos, que fueron considerados todos los movimientos que pasaron por bancos en la contabilidad; también deberá verificar el consecutivo de facturas de venta y de las notas de crédito, revisando el último folio contabilizado y el primero por contabilizar, y en el caso de los movimientos que no atraviesan por los bancos —me refiero a las operaciones en crédito—, deberá registrarlas lo más completo posible para que cuando se realice el pago correspondiente los saldos que arroje la contabilidad no sean negativos, ya que estas conciliaciones deben hacerse mensualmente.

Yo sé que son cosas obvias para nuestros procesos, pero en realidad he observado muchas contabilidades que no tienen estos controles y en el momento de realizar aclaraciones hay que hacer una gran labor de depuración, derivada de los errores incurridos y de la falta de probidad por no verificar los saldos finales.

Por último, me referiré a la gran importancia que ahora revierte la contabilidad en función de las nuevas disposiciones fiscales que se debe entregar la contabilidad al Servicio de Administración Tributaria (SAT), de manera mensual.

La reforma fiscal para el ejercicio 2014 contempla la obligatoriedad de presentar al SAT una balanza de comprobación mensual con códigos agrupadores, y tener disponible, para cuando lo requiera, todas las operaciones identificadas con el comprobante fiscal otorgado o recibido; esto hace más importante que la contabilidad sea registrada de manera oportuna y correcta, porque el SAT utilizará la información que se le entregue para realizar actos de fiscalización.

La importancia radica en que cuando se lleva una contabilidad registrada con consistencia en cada uno de los movimientos de las operaciones realizadas, se disminuirá la posibilidad de que existan requerimientos o determinación de créditos fiscales que ahora serán, la gran mayoría, de manera electrónica.

A los señores empresarios propietarios de PyMES les invito a tomar en cuenta lo siguiente: primero, definir la parte legal y corporativa correcta y adecuada a las características del negocio que van a emprender o para que revisen lo que ya constituyeron; segundo, usar la información financiera para lograr la optimización de los recursos de su negocio, y tercero, que por medio de una buena contabilidad no tengan problemas con el fisco y puedan tomar decisiones asertivas.

A los Contadores que asesoran y apoyan a estas empresas los invito a tomar conciencia de la importancia que revierte la correcta aplicación de nuestras normas y procedimientos para coadyuvar con los empresarios a desarrollar sanamente sus empresas, apoyándose en la información financiera que les proporcionemos.