C.P.C. Víctor Topete Orozco
Socio Director de Consultoría en Productividad
Baker Tilly Mexico
vmtopete@bakertillymexico.com

Según la Secretaría de Economía, en México existen poco más de cuatro millones de empresas, de las cuales más de 98% son Micro, Pequeñas y Medianas (MIPyMES), que generan 72% de la fuerza laboral del país y contribuyen con casi 52% del Producto Interno Bruto (PIB), lo que demuestra la importancia de este sector dentro de nuestra economía

En nuestro país se estima que más de 70% de las PyMES que nacen, al cabo de tres años, desaparecen. Este es un dato dramático, pero la forma en que se puede disminuir este número, es mediante la capacitación, planeación y el trabajo duro y constante del emprendedor.

Con mucha frecuencia las PyMES nacen por la necesidad y la ilusión que tienen los emprendedores de crear un patrimonio para la sustentabilidad familiar; sin embargo, esta ilusión no es planeada adecuadamente, y ese es el motivo principal de su desaparición en el corto plazo (dos o tres años).

Es indispensable, entonces, que el emprendedor se capacite lo suficiente para que esto no suceda. ¿Cómo hacerlo?

En primer lugar, será mediante estudios básicos profesionales, relacionados con su empresa y con las habilidades gerenciales necesarias para conducirla, además de la experiencia que pudo haber tenido en trabajos anteriores.

En segundo lugar, tener el capital suficiente para las necesidades de la empresa y su desarrollo inicial, por medio del conocimiento claro del ciclo de su operación, lo cual le permitirá saber los requerimientos de capital de trabajo, que sumado a la inversión en maquinaria, mobiliario y equipo, le dará la suma del capital necesario.

Ahora bien, no siempre se cuenta con la totalidad de este, por lo que deberá elaborar un presupuesto para conocer la capacidad de endeudamiento que puede soportar, y así cubrir este punto de vital importancia.

En la mayoría de los casos, el emprendedor inicia su empresa mediante la incorporación de uno o varios familiares más, lo que hace indispensable que se establezca un conjunto de reglas y normas claras de actuación, al cual se le puede llamar “Protocolo familiar”, entre quienes integran la Dirección de la empresa, para evitar problemas futuros, donde se describa, las actividades que se pueden realizar y las que no. Por ejemplo, podría ser el pago de gastos de viaje que no correspondan a la operación de la empresa.

Hay que mencionar que trabajar entre familiares no es nada fácil; resulta muy complicado, ya que intervienen factores emocionales en la toma de decisiones y en otros asuntos más; por ejemplo, la participación de familiares políticos que pueden afectar la armonía del grupo familiar.

Al paso del tiempo, estas normas deben actualizarse, ya que en un tiempo más corto de lo que uno se puede imaginar, vienen las segundas generaciones con ideas y nuevos estudios, más actualizados y con tecnología diferente, que querrán imponer dentro de la empresa. Por ello, un buen director debe prever este tipo de situaciones con la debida anticipación y captar estas nuevas ideas dentro del “Protocolo familiar” para impulsar el desarrollo de la empresa.

Como se puede observar, el emprendedor que se inicia se enfrenta a una serie de retos muy importantes que no solo corresponden al negocio que se tiene en mente para cubrir la necesidad de los clientes, sino que interviene una serie de factores adicionales, como los mencionados, que harán de este reto una empresa más difícil de desarrollar.

En caso de que se trate de una industria, será indispensable conocer con todo detalle la integración del costo de producción y venta, para que este no sea el motivo que obligue a la empresa a cerrar por ser improductiva.

Como dije anteriormente, el establecimiento de un sistema de control presupuestal, que nace con la elaboración de los diferentes presupuestos: ventas, compras, gastos, inversiones, etc., permitirán al emprendedor tener un amplio panorama de lo que puede esperar en el desarrollo de su negocio.

Por otro lado, resulta necesario establecer el o los objetivos que se persiguen, para que siempre se tengan como meta a alcanzar. Esto le dará al emprendedor una visión y una misión que, al quedar establecidas, le permitirán llevar a cabo una planeación más objetiva y un enfoque directo de lo que busca y pretende.

A continuación se presenta un resumen de los motivos principales, divididos por áreas, por los cuales estas empresas “mueren” en un corto plazo:

Área Directiva

• Falta de claridad en la definición de la Misión y la Visión, y su difusión dentro de la empresa.
• Falta de definición de estrategias y objetivos por áreas y su seguimiento.
• Poca o nula atención de los cambios en los mercados.
• Poca atención en la formación y capacitación del personal.
• Deficiencia en la toma de decisiones por falta de preparación.
• Estructura deficiente de la organización.
• Carencia de un Consejo Directivo (o Consejo Familiar).
• Desconocimiento de las fortalezas y debilidades, amenazas y oportunidades de su empresa.
• Reacción lenta a la flexibilidad y necesidad de cambio.

Área Operativa

• Carencia de organización en el Área de Producción y/o Comercialización.
• Fallas en la administración de la producción.
• Sistemas de costos incompletos y mal diseñados.
• Poco seguimiento sobre el desempeño de la fuerza de ventas.
• Falta de sistemas de compras y control de inventarios.
• Falta de planeación financiera y control del flujo de fondos.

Área Administrativa

• Falta de sistemas de información.
• Falta de indicadores de desempeño.
• Falta de habilidad para tomar decisiones sobre la información financiera y operativa.
• Falta de establecimiento de un sistema de control presupuestal.
• Carencia de procedimientos administrativos y operativos eficaces.
• Poco aprovechamiento de los recursos informáticos y uso de software.

Estos problemas se deben resolver con el apoyo de diversos especialistas externos financiados, en parte, con recursos provenientes de fondos federales a favor de los emprendedores, los cuales podrán obtenerse por medio del Instituto Nacional del Emprendedor, dependiente de la Secretaría de Economía y de Nacional Financiera.

Espero que los comentarios anteriores puedan servir a los emprendedores para ver de una manera diferente su plan de acción en la creación de una empresa para desarrollar el proyecto que tienen en mente, y para que consideren otros factores que no habían tomado en cuenta.