Derivado de la inspección al sistema de control de calidad que deben tener establecido las Firmas de Contadores Públicos que desempeñan auditorías y revisiones de información financiera, trabajos para atestiguar y otros servicios relacionados, el equipo revisor puede determinar debilidades que requerirán una respuesta o corrección por parte de la Firma revisada, dichas respuestas se conocen como planes de remediación

Para efectos de llevar a cabo la revisión, el equipo integrado por el líder y al menos un revisor, deben completar un cuestionario incluido en el sistema que para tal efecto desarrolló el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, dicho cuestionario contempla los asuntos mínimos que el equipo revisor debe verificar, con objeto de cerciorarse, de que las políticas y procedimientos de control de calidad establecidos por la Firma revisada, son relevantes, adecuados, operan de manera efectiva y son aplicados en la práctica.

El trabajo efectuado por el equipo revisor se centra en la evaluación de los cinco elementos del sistema de control de calidad ampliamente discutidos en otros artículos, y en la revisión de los papeles de trabajo que sustentan algunos aspectos y áreas, de algunos compromisos en los que la Firma haya emitido un informe de auditoría, atestiguamiento u otros servicios relacionados. La selección de las áreas a revisar, se efectúa considerando la complejidad de las mismas y del riesgo inherente que estas pueden tener, eligiendo por ejemplo áreas como cuentas por cobrar, inventarios, combinación de negocios, fusiones, impuestos, etcétera.

Como resultado del proceso antes señalado, el equipo revisor puede determinar debilidades en el sistema de control calidad, cuando la Firma revisada, no cuenta con evidencia de que las actividades de los cinco elementos de control se llevan a cabo, o bien, al inspeccionar la evidencia, se generan dudas de que dichas actividades son ejecutadas.

Por lo que respecta a los hallazgos derivados de la revisión específica de los papeles de trabajo de algún(os) compromiso(s), estos se generan, debido a que el equipo revisor observó que la Firma revisada no obtuvo evidencia suficiente y apropiada para respaldar la opinión vertida en el informe emitido por dicha Firma.

Una vez que el equipo revisor identifica un potencial hallazgo, tanto en el sistema de control de calidad como en la revisión de los compromisos, este es comentado, tan pronto se conoce, con el responsable del sistema y, en su caso, con el ejecutivo a cargo del compromiso revisado, obteniendo en muchas ocasiones explicaciones o información adicional que elimina el posible hallazgo.

Conceptualmente, los hallazgos se generan por lo siguiente:

• Falta de políticas y procedimientos para alguno de los temas requeridos en los elementos del sistema de control de calidad.
• Falta de evidencia en los papeles de trabajo de que los procedimientos requeridos por las normas profesionales fueron ejecutados.
• Documentación razonable que sustente los elementos evaluados para ejercer el juicio profesional más allá de una sola declaración del equipo.
• Omisión de la ejecución de los procedimientos requeridos por las normas profesionales.

Es conveniente mencionar que cuando el equipo revisor determina un hallazgo, no necesariamente conlleva a que la totalidad del sistema de control de calidad es fallida.

Para el caso de hallazgos determinados en la revisión de los papeles de trabajo, normalmente y considerando exclusivamente la información disponible, el equipo revisor no puede concluir si el reporte emitido por la Firma revisada contenga una aseveración incorrecta, no obstante, la Firma revisada y como resultado de evaluaciones y procedimientos adicionales puede determinar, que el reporte emitido contiene errores importantes.

Para los casos, donde a pesar de que el equipo revisor, obtuvo más información o documentación, y el hallazgo continúa, la Firma revisada necesita determinar si estos hallazgos son:¹

• Casos que no necesariamente indican que el sistema de control de calidad de la Firma es insuficiente para proporcionarle una seguridad razonable, de que cumple con las normas profesionales y requerimientos regulatorios y legales, y que los informes emitidos por la Firma o sus socios, son apropiados en las circunstancias.
• Deficiencias recurrentes significativas que requieran acción correctiva inmediata.

En general, cada uno de los hallazgos debe ser seguido por acciones que la Firma revisada debe establecer, dentro de las cuales podrían estar las siguientes:

• Establecer las acciones correctivas apropiadas en relación con un trabajo particular o un miembro del equipo.
  • La Firma debe efectuar las actividades necesarias para corregir los hallazgos encontrados en los compromisos, lo cual puede considerar la ejecución de los procedimientos de auditoría/atestiguamiento omitidos o, en el caso extremo, la reemisión del informe emitido. De presentarte estas situaciones, se sugiere considerar la asesoría legal.
• Comunicar los resultados a los responsables de la capacitación.
  • La Firma debe dar a conocer los hallazgos observados, se puede omitir el nombre o información que pueda identificar el compromiso revisado, para que sean incluidos en el programa de capacitación y con ello evitar que se repitan.
• Hacer cambios en las políticas y procedimientos de control de calidad.
  • Como parte del proceso de mantenimiento y mejora del sistema de control de calidad, la Firma, debe efectuar los cambios a las políticas establecidas, o en su caso, establecer políticas adicionales que eviten que hallazgos similares se presenten, esto puede incluir el diseño de cuestionarios, formatos, etc., que el personal deba seguir, de tal forma que exista una seguridad razonable de que los procedimientos son ejecutados.
• Establecimiento de medidas disciplinarias contra el personal que no siguió las políticas de la Firma y que, con ello, ocasionó el hallazgo.
  • En caso de que los hallazgos sean ocasionados por personal que no haya efectuado el trabajo conforme a las políticas establecidas por la Firma, se debe considerar al menos, el impacto en su evaluación de desempeño y su remuneración.

El flujo de la revisión, incluyendo los hallazgos observados y los planes de remediación establecidos por la Firma, son almacenados en el sistema y el acceso a dicho sistema está restringido al equipo revisor, los que firman los informes de la revisión y la Firma revisada, con lo cual se asegura la confidencialidad de los resultados de la revisión.

CONCLUSIÓN

Una inspección de control de calidad, efectuada por un tercero, puede confirmar la fortaleza del sistema de control de calidad y de la ejecución del trabajo, o bien, generar hallazgos que permiten a las Firmas identificar debilidades o áreas de oportunidad, a las cuales se debe establecer un plan de acción o planes de remediación que, sin duda, permitirán la mejora continua del sistema y de la ejecución del trabajo.

1 Párrafo 57 de la Norma de Control de Calidad.

C.P.C. Alejandro Salvador Ruiz Onofre
Socio de Auditoría en EY
Comisión técnica de Calidad del IMCP
alejandro.ruiz@mx.ey.com