Son las 9:00 a.m. en punto, el día tan esperado por todo el equipo de trabajo ha llegado y es hoy, mis colaboradores confían en que soy la persona indicada para exponer los resultados financieros de la compañía —y claro no podría faltar mi mejor traje y corbata—, por lo que me dispongo a entrar a la reunión con el Consejo de Administración y ocupar mi lugar a un lado del Director General

Pero, antes de eso permítanme contarles cómo comenzó esta historia y cómo nos hemos preparado para esta junta; desde hace ya una semana he estado preparando mi informe financiero, por ello me di a la tarea de incluir gráficas elaboradas que muestren el comportamiento y desempeño de las actividades económicas que presenta la empresa, supervisando personalmente la elaboración y el análisis de la información financiera, pues mi cargo es Director de Finanzas del corporativo.

Desde hace un año, la empresa para la cual presto mis servicios empezó con un proceso de institucionalización. Después de 40 años de ser una empresa familiar por fin se habían dado los elementos y tomado las decisiones para dar ese importante paso, así que como parte del proceso de mejora continua fui invitado hace seis meses a dirigir financieramente el plan hacia el crecimiento internacional que se había proyectado.

El reto se visualizó muy grande, y a pesar de contar con estudios especializados y con 10 años de experiencia en el ámbito de las finanzas corporativas, decidí visitar a uno de mis mentores —pieza clave para mi desarrollo profesional durante mis estudios de maestría—, lo invité a tomar un café y charlamos durante toda una tarde, no estaba seguro de cómo empezar entre tantas tareas que tenía en mente, para mí era de vital importancia tener estados financieros confiables y oportunos para medir el cumplimiento de los objetivos asignados por la dirección.

La empresa usaba un sistema digital que le permitía contabilizar los ingresos y egresos, pero el personal de staff pasaba casi la mayoría de su tiempo capturando cientos de pólizas; al solicitar el saldo en bancos me decían que faltaban las conciliaciones bancarias, ya que el equipo encargado siempre estaba saturado por el alto volumen de transacciones, y por más esfuerzo y recursos que se habían destinado para hacer de una manera más eficiente el cierre mensual, los estados financieros se entregaban hasta la tercer semana del siguiente mes y si deseaba revisar antes la información, por medio de reportes en el sistema, estaba presentada de manera inconclusa, debido a que los encargados de los diferentes módulos de facturación, cuentas por cobrar, inventarios y cuentas por pagar no habían mandado su operaciones a contabilidad.

Pero, lo que más nos preocupaba era que teníamos que hacer cambios ya en periodos cerrados, por errores de captura o cancelación de movimientos. Por lo anterior, coincidimos en que sería de vital importancia integrar toda la información de cada uno de los usuarios, implementando nuevos procedimientos y controles, pero sobre todo tratar de automatizar registros.

Le comenté a mi maestro que también estaba desarrollando un modelo de gestión financiera, el cual se basaba en un hoja de cálculo para efectuar las razones financieras y medir el flujo de efectivo —además de que elaboraba un esquema de centros de costos, y que a la par trabajaba en otro modelo para efectuar una gestión basada en presupuestos, había dedicado la mayoría de mi tiempo a mejorar estos modelos y hacer simulaciones—, a todo esto, me preguntó: “¿Y en qué te está apoyando tu área de sistemas?, ¿tu software no tiene estas funcionalidades ya implícitas?”.

Entonces me quedé pensando que no me había dado el tiempo de ver qué reportes me arrojaba nuestro actual sistema, ni siquiera había tenido el gusto de conocer a nuestro encargado del área de sistemas; así surgió la idea de integrar las necesidades de manejo de la información con la parte tecnológica y de ahí empieza nuestra aventura.

Al día siguiente levanté el teléfono y marqué directo a la extensión del ingeniero Rómulo, sin saber que este se convertiría en mi asesor para alcanzar nuestras metas, tuvimos nuestra primera junta en la cual escuchó de manera atenta todos mis comentarios; sin embargo, se dio el primer inconveniente, a pesar de tener años trabajando en ese puesto, sus recursos eran limitados y no tenía más que un practicante a su disposición, sus equipos algo obsoletos y no contaba ni con licencias originales de los sistemas que operaba, además pasaba casi todos los días atendiendo problemas en los correos, impresoras que no querían funcionar y hasta arreglaba el viejo conmutador, pues ya conocía sus “mañas”.

El ingeniero se mostró muy interesado en mis palabras y sabía que los cambios serían para mejorar, pero, al mismo tiempo, reconoció que necesitábamos soporte especializado y recordó que tenía un viejo amigo que se dedicaba al diseño de software administrativo y de gestión empresarial, así que fuimos a visitarlo.

Desde la primera junta nos entendimos a la perfección, con su experiencia de otros proyectos en diferentes empresas, comprendió cuáles eran las necesidades que queríamos cubrir por medio de un sistema, de los denominados ERP (Enterprise Resource Planning [Planificación de Recursos Empresariales]), en el cual se implementaría un adecuado modelo de gestión no solo financiera, sino integral, que permitiera dar seguimiento a los proyectos optimizando tiempos y recursos.

Debo aceptar que me sorprendió ver que el equipo de programadores eran gente muy joven, de buena actitud y aspecto relajado, su oficina parecía más un café neoyorquino que un centro de trabajo, programaron una visita para conocer nuestra operación y durante tres días estuvieron como invitados en nuestra empresa, asigné de mi parte a un equipo de colaboradores, incluyendo a personal, desde compras hasta logística, pasando por ventas y almacén para que mostraran a los jóvenes ingenieros los flujos de actividades que seguían nuestros procesos.

Esperaba con ansias su propuesta de desarrollo; y fue un lunes por la mañana que acordamos la presentación de sus servicios, sin duda, lo que más atrajo mi atención fue ese tablero de indicadores, sabía que con mi hoja de cálculo tardaría meses en desarrollar algo parecido y que, seguramente, no llegaría a tal perfección, tenían todas las razones financieras de liquidez, eficiencia, cobertura, rentabilidad y en automático alertaba sobre las desviaciones, era el juguete perfecto y a la medida de nuestros requerimientos más exigentes.

Llegó la hora de conocer el monto de la inversión, parecía un precio por las nubes, sin duda, no esperábamos que fueran tantos ceros, y como en toda negociación acordamos revisar y analizar su oferta; a la mañana siguiente me reuniría con mi Director General, sabía que para pasar por el filtro de su autorización tendría que soportar a detalle cada peso invertido, así que durante horas estuvimos conversando sobre las ventajas y desventajas, comentamos cómo empresas del sector ya estaban invirtiendo en este tipo de tecnología y cómo agilizaba y daba mayor seguridad a las transacciones con clientes y proveedores.

Asimismo, le comentaba que podríamos medir la productividad de nuestro personal y establecer indicadores de desempeño, pero lo que terminó de convencernos fue la integración del sistema de costeo —la empresa ya había hecho un sinfín de esfuerzos para identificar el costo de ventas de los productos al momento de emitir una cotización—, ya que hasta el momento existían fluctuaciones importantes entre los estimados y reales.

Después de horas de debate, me dijo: “Está bien, toma la decisión, serás el responsable de que esto funcione, tienes seis meses para mostrar que lo que dices es posible”. Así que emprendimos este fascinante viaje que incluyó reuniones muy productivas, también desveladas y, sobre todo, unión de mi equipo de trabajo que siempre se mostró con toda la actitud de cooperar en lo que se les pedía, pues estábamos convencidos de que el esfuerzo valdría la pena.

El resultado ha superado nuestras expectativas, tuvimos errores en el camino y diversas actividades que reestructurar; sin embargo, logramos sistematizar las operaciones de forma automática, impactando de forma directa en la estructura de la información financiera, dándonos certeza de en dónde estamos en cuanto a la rentabilidad esperada por los socios y en qué porcentaje cumplimos con nuestros objetivos, estamos conscientes de que el proceso continúa y de que podemos ir mejorando con el dominio de los datos.

Y ahora, si me lo permiten amigos lectores, necesitamos tomar las acciones que lleven a esta compañía al siguiente nivel… señores del Consejo permítanme mostrarles los indicadores financieros.

C.P.C. Carlos Benoni Téllez Trujillo
Presidente del Colegio de Contadores Públicos de La Laguna, A.C.
ctellez@bemorelaguna.com.mx