Manejo eficiente del flujo de efectivo de operación

Durante los primeros cinco años de vida de un negocio, 65% de las empresas muere. El estudio Las principales causas de fracaso de los negocios en México destaca que 40% de las razones del fracaso de un negocio se encuentran relacionadas con las finanzas; los principales problemas son la falta de ingresos suficientes, exceso de gastos operativos y mala administración del dinero.1

El flujo de efectivo consiste en los movimientos de efectivo que suceden dentro de un negocio, es decir, las entradas y salidas. Este se puede dividir en tres diferentes categorías: operativo, inversión y financiamiento.
El primero se encuentra relacionado con las actividades primarias, el segundo se refiere a la compra o disposición de activos que generan ingresos y, el último, comprende la manera en que la compañía logra obtener efectivo para enfrentar sus necesidades. El de mayor importancia de los tres es el operativo, por lo cual se le dará un enfoque más extenso a lo largo del artículo.
El dinero que genera una empresa, por medio de la operación, es decir, su actividad primordial, es el flujo de efectivo operativo, el cual se encuentra dividido en entradas y salidas de efectivo. Las entradas se integran por los ingresos provenientes de los clientes mediante las ventas realizadas y las cuentas por cobrar generadas de estas. A su vez, las salidas de efectivo se componen de la compra de inventarios y pagos a proveedores.

El flujo operativo es de suma importancia dentro de una empresa, debido a que todo negocio necesita dinero para seguir operando. La falta de liquidez suele ser uno de los problemas más grandes de las pequeñas y medianas empresas, ya que trae varias consecuencias negativas. Un buen manejo del efectivo es necesario, pues existe una falta de sincronización entre las entradas y salidas de dinero, por lo que no tomar en cuenta el flujo operativo puede ocasionar que se tomen decisiones no informadas.

A lo largo del artículo se abordarán los temas relacionados con los objetivos de la optimización de flujo de efectivo, el ciclo de efectivo operacional, otras maneras de optimizar el flujo y la realización de un presupuesto de flujos de efectivo.

Objetivos de la optimización y administración del flujo de efectivo

El objetivo principal de administrar el flujo de efectivo se encuentra en identificar y controlar los flujos de la operación de la empresa con la finalidad de optimizar el uso del dinero y maximizar las utilidades de la empresa. Esto se puede realizar al momento de cobrar rápidamente a los clientes y pagar las cuentas, aprovechando el máximo plazo posible y cuidando la relación con los proveedores. Asimismo, utilizar este mecanismo permite a los administradores tomar decisiones informadas para anticiparse a futuros problemas que podrían surgir y minimizar su impacto, e identificar posibles áreas de oportunidad.

Ciclo de efectivo operacional

Dentro del flujo de efectivo operacional se encuentran tres pilares o componentes esenciales que conforman el ciclo de efectivo operacional: cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventarios. A estas tres áreas se les debe prestar la mayor atención, debido a que son las entradas y salidas de la operación que se pueden controlar. Es importante recordar que las entradas de efectivo raramente suelen ocurrir al mismo tiempo que las salidas, por lo que suele ocurrir una brecha de su flujo de efectivo. Un ciclo de efectivo operativo menor ocasiona que se necesite un menor capital de trabajo y resulte en mayor flujo de efectivo. La recomendación principal consiste en minimizar las cuentas por cobrar e inventarios, así como maximizar las cuentas por pagar.

Las cuentas por cobrar toman un papel fundamental en acelerar las entradas, dado que entre más rápido se logre cobrar, más liquidez tendrá la empresa. Por esto, siempre se debe tratar de asegurar el cobro rápido de las cuentas. En caso de que exista un problema de flujo de efectivo en corto plazo, se puede utilizar el recurso de factoraje financiero, el cual consiste en vender las cuentas por cobrar o facturas pendientes a una entidad financiera a descuento para obtener liquidez, y de esta forma recibir efectivo más rápidamente.
Por otro lado, el inventario suele ser la cuenta en la que el dinero se encuentra estancado sin moverse, debido a que este no se convierte en efectivo, sino hasta que se realice la venta. Por lo anterior, para optimizar los recursos se recomienda cuidar el nivel de inventario y contar con las existencias necesarias con la finalidad de tener un mejor uso del efectivo y la posibilidad de aprovechar oportunidades, por ejemplo, descuentos por pronto pago e inversión en activos líquidos.

Por otra parte, las cuentas por pagar representan las salidas de efectivo a los proveedores y acreedores, y se debe tratar de pagar en el mayor plazo posible, procurando no afectar a los proveedores. La razón por la que se debe hacer esto consiste en ver este pasivo como un préstamo para financiar la operación y este no tiene interés, ante esto se debe aprovechar al máximo. Asimismo, se pueden utilizar los descuentos para pagar a los proveedores antes de cierta fecha, dependiendo de la situación.

Otras maneras de optimizar el flujo operativo

Si bien el ciclo de efectivo operativo suele ser la manera más importante para optimizar y administrar el flujo operativo, también es necesario considerar las diversas áreas de la empresa en la cual se puede optimizar el uso del dinero.
El Departamento de Ventas debe tratar de maximizar este concepto, por medio de clientes de calidad que cuenten con la capacidad de pagar en tiempo y forma. Además, debe realizar pronósticos de venta, pues estos permiten a la empresa pedir los materiales necesarios y no tener que incurrir en excesos o faltantes.
En la producción se debe trabajar de manera óptima y eficiente para reducir costos sin que esto afecte a la calidad del producto. Además, se debe tratar de disminuir o mantener el inventario de producto en proceso para maximizar las órdenes de clientes en la producción.
La administración de la empresa, igualmente, debe trabajar de manera eficiente y tomar decisiones buenas e informadas con respecto a la inversión en activos. Asimismo, el Departamento de Cobranza deberá tratar de convertir las cuentas por cobrar en dinero de la manera más rápida posible para que resulte en un exceso de dinero y no en una falta de este.

Presupuesto de flujos de efectivo

Una herramienta útil para la administración consiste en realizar un presupuesto o proyección de los flujos de efectivo. Sin embargo, esta herramienta no suele ser utilizada, debido a que muchas pequeñas y medianas empresas no conocen cuáles serán sus ventas, lo que representa un problema grave dentro del manejo del efectivo, pues si no se conocen estos datos, no se podrá prevenir con anticipación y se tomarán decisiones cuando ya es muy tarde.
El presupuesto de flujos de efectivo consiste, básicamente, en proyectar las entradas y salidas de flujo de efectivo sobre un plazo específico. Esto permite un manejo acertado de los recursos, pues uno puede tomar decisiones informadas con base en brechas que pudieran existir. Esto le permitirá a la empresa tomar las acciones necesarias para asegurarse que la brecha entre entradas y salidas sea lo más pequeña posible para evitar posibles endeudamientos por mal manejo del dinero.

Conclusión

El flujo operativo suele ser uno de los problemas de las pequeñas y medianas empresas, y es una de las principales razones por la cual terminan desapareciendo debido a un mal manejo del efectivo, lo cual les imposibilita continuar. Ante esta situación es importante identificar y controlar los diversos flujos operativos de la empresa para sacarle el mayor provecho y optimizar su uso. Esto se puede lograr por medio de un buen manejo del ciclo de efectivo operacional recordando que es importante minimizar las cuentas por cobrar e inventarios y maximizar las cuentas por pagar.
Si bien a lo largo del artículo se informó sobre las diferentes maneras de optimizar el flujo operativo, es importante enfatizar que se puede mejorar el flujo de efectivo de inversión y financiamiento. Por último, es recomendable enterarse de estos aspectos, puesto que un buen manejo del flujo de efectivo genera muchos beneficios y crecimiento estable para la empresa. 1

M.A. y M.S.A. Mireya Guadalupe González de La Garza | mireya.gonzalez@tec.mx |Diego Alejandro Mireles Gutiérrez | Profesor de planta y alumno de LAF del Tecnológico de Monterrey |diegomireles98@gmail.com