Síntesis

El Código de Ética Profesional emitido por el IMCP establece las normas mínimas que deben observar los Contadores Públicos que practiquen en México, en el cumplimiento de su responsabilidad de servir al interés público, y una de las herramientas de las que puede disponer para implementar dichos controles es la Norma de Control de Calidad emitida por el IMCP.

El Código de Ética Profesional (el Código) emitido por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) establece las normas mínimas que deben observar los Contadores Públicos (C.P.) que practiquen en México, en el cumplimiento de su responsabilidad de servir al interés público. Las decisiones que cada C.P. tome en su actuar profesional puede tener un impacto muy relevante, positivo o negativo, para el gremio, el cliente, el sector o la economía de una comunidad o país. Por lo anterior, el Código es el principal pilar y la base sobre la cual el C.P. debe regir todas sus actividades.
El Código se basa en cinco principios fundamentales que deben cumplirse en todo momento o implementar las salvaguardas correspondientes para lograrlo:

Integridad. Ser honrado y honesto en todas las relaciones profesionales y de negocios. No se debe permitir una asociación con información mal intencionada y que pueda provocar decisiones equivocadas o la vinculación con personas que afecten el prestigio del C.P. Como prestadores de servicios la reputación es uno de los principales activos que se debe cuidar, conservar y aumentar.

Objetividad. No comprometer los juicios profesionales o de negocios debido a prejuicios, conflictos de interés o influencia indebida de terceros. Tener presente que el C.P. se debe en todo momento al interés público.

Diligencia y competencia profesional. Contar con los conocimientos necesarios para prestar los servicios profesionales encomendados, así como estar actualizados para responder de manera oportuna a los cambios que se presentan en la profesión y los que requiera el mercado.

La diligencia implica tener el cuidado necesario para realizar cada trabajo encomendado conforme a las regulaciones aplicables y con todo el detalle necesario para que, dentro de uno o cinco años, o el tiempo que así se requiera, se pueda consultar y obtener un adecuado entendimiento de los procedimientos realizados y las conclusiones alcanzadas y evitar preguntarse “¿qué fue lo que estaba pensando y quise decir aquí?”.

Confidencialidad. No utilizar la información obtenida durante la prestación del servicio a favor del C.P. o de terceros; así mismo, no divulgarla sin antes contar con la autorización del dueño de la información o que exista un requerimiento regulatorio del cual, tanto el dueño de la información como el C.P. tengan conocimiento de la obligación a cumplir.

Conducta profesional. Cada C.P. debe enaltecer la profesión y ayudarla a que tome nuevamente su renombre y posición como el gran asesor que se es, evitando la realización de actividades que contravengan las leyes y regulaciones y que pongan en entredicho el prestigio de la profesión.

El C.P. está expuesto a una serie de riesgos inherentes en la prestación de sus servicios que pueden afectar el cumplimiento de los principios fundamentales y, al igual que en una empresa, la manera de disminuir un riesgo es por medio de la implementación de controles que permitan mantenerlo a un nivel aceptable.

Una de las herramientas de las que puede disponer el C.P. para implementar dichos controles es la Norma de Control de Calidad (NCC) emitida por el IMCP, la cual se aplica a todos los Contares mediante sus firmas o como practicantes en lo individual, que desempeñan auditorías y revisiones de información financiera, trabajos para atestiguar y otros servicios relacionados, sin importar su tamaño o estructura.

También para el resto de las firmas que no prestan servicios de aseguramiento, la NCC podría representar una gran ayuda para fortalecer su control interno en la prestación de sus servicios. Si bien históricamente para los servicios de aseguramiento existe mayor supervisión y escrutinio por parte de los reguladores, también los otros servicios tienen su grado de complejidad y riesgo, por lo que es importante revisar que se tengan los controles internos necesarios para evitar que algún riesgo se materialice y pueda afectar la reputación de la firma.

La NCC tiene como objetivo que todas las firmas aplicables cuenten con un sistema de control de calidad conformado por los siguientes seis elementos:

Responsabilidad de los líderes de las firmas sobre el control de calidad en estas. Dentro de todas las firmas existe una filosofía a la cual se adhiere todo el personal. ¿Qué pasaría si desde la dirección no existen políticas o procedimientos en donde se establezca que la calidad es relevante en cada uno de los servicios prestados por la firma? Lo que sucedería es que cada nuevo integrante adoptaría ese pensamiento y acontecería una catástrofe como muchas que se han conocido en los últimos años.
De ahí que, tener políticas y procedimientos establece la importancia de la calidad en la prestación de los servicios y de estar constantemente reforzándolos con hechos, ya que para lograr la calidad no basta con decirlo, es algo que se vive en todas y cada una de las actividades que se realizan en la firma, sin importar si es un cliente muy pequeño o si el servicio que se va a prestar es por única vez, eso es irrelevante, lo que es importante es reconocer que prestar servicios con calidad es el medio para que la firma logre su permanencia. >

Requisitos éticos relevantes. Se deben establecer políticas y procedimientos que den una seguridad razonable de que la firma y su personal cumplen con los requisitos establecidos en el Código de Ética Profesional, los manuales de conducta de la firma y cualquier otro requisito ético que sea importante para la prestación de su servicio.

Aceptación y retención de las relaciones profesionales con clientes y trabajos específicos. Lo que la norma solicita es tener controles que permitan identificar con quién se entablarán relaciones profesionales o comerciales. ¿Es una persona física o moral? ¿Existen temas que podrían afectar la reputación de la firma en caso de asociarse con esta? ¿La manera en la que realiza sus actividades es algo que llama la atención de la firma? ¿La firma cuenta con experiencia en el giro en el que realiza sus actividades? ¿Se cuenta con todos los recursos necesarios, humanos y materiales, que permitan prestar un servicio adecuado?
En resumen, este elemento de la Norma requiere el conocimiento del prospecto de cliente y la reevaluación de los clientes recurrentes. ¿Cómo obtener este conocimiento? Por medio de un cuestionario automatizado o manual que incluya todas las situaciones que la firma considere que la puede poner en riesgo y que le permita identificarlas de manera oportuna. Este cuestionario debe responder al riesgo y tamaño de la firma.

Recursos humanos. La firma debe contar con políticas y procedimientos relativos a la formación y competencias del personal, diseñados para proporcionar una seguridad razonable de que tiene personal con capacidad técnica, competente y con un compromiso formado hacia los principios éticos.

Desempeño del trabajo. Todos los elementos de la norma de control de calidad son relevantes, pero este es en el cual se tienen que establecer los controles para asegurar que el resultado del trabajo realizado responde a las circunstancias y está acorde a las reglas y regulaciones, además de garantizar que cualquier trabajo que se realice tendrá el mismo nivel de calidad y que no es resultado de la casualidad.
A los clientes se les debe asegurar que, además de tener el personal capacitado, la firma cuenta con una metodología que garantiza la prestación del servicio y lo adecuado de los resultados. Para ello la firma podrá ayudarse de cuestionarios, formatos, guías, etc., que auxilien al personal para obtener la información y su posterior análisis y evaluación.

Monitoreo. Se tiene que revisar qué está pasando en la firma, cómo está funcionando el control interno, cuáles son los riesgos identificados y si los controles establecidos ayudan a mantenerlos a un nivel aceptable. Para lo anterior se puede obtener información muy valiosa del resultado de las revisiones internas que se realicen, de las encuestas de satisfacción de clientes, de las encuestas de clima laboral, de lo que haya observado la Dirección, el Consejo de Administración o Comités y/o de las nuevas regulaciones.
Los resultados deberán evaluarse y, en su caso, implementar los planes de acción que permitan fortalecer el control interno.

¿Cuál es el vínculo entre el Código y la NCC?

Responsabilidad de los líderes de las firmas sobre el control de calidad en la misma

Al contar con políticas y procedimientos que promuevan una cultura interna que se base en el reconocimiento de la calidad como algo esencial en el desarrollo de los trabajos se está asegurando el conocimiento para transmitirlo a cada uno de los nuevos integrantes de la firma y, de esta forma, se está cuidando el principio fundamental del comportamiento profesional aunado a una filosofía que promulgue que, para la firma, la prestación de servicios de calidad es primordial y, por ello, se debe cumplir con las reglas y regulaciones, además de tener prohibido aceptar sobornos o dádivas.
Requisitos éticos relevantes

Este es el elemento que está directamente relacionado con el cumplimiento de los principios fundamentales y la firma debe establecer los controles necesarios que permitan identificar antes, durante y después de la prestación de los servicios cualquier amenaza que se pueda presentar y así establecer las salvaguardas necesarias de manera oportuna.

Aceptación y retención de las relaciones profesionales con clientes y trabajos específicos

El contar con políticas y procedimientos que proporcionen una seguridad razonable de que solo se asumirán o continuarán relaciones profesionales y trabajos de clientes íntegros y para los cuales se tenga la competencia y recursos necesarios, ayuda al cumplimiento del principio fundamental de integridad, estableciendo controles que prevengan la vinculación con personas que no son de buena reputación o que presumiblemente estén realizando actividades que pudieran considerarse como ilícitas.

De igual manera, estos controles ayudarían a cumplir con el principio de diligencia y competencia profesional. ¿Por qué? Porque permiten a la firma, de manera oportuna, evaluar si cuenta o no con los recursos
necesarios  para prestar el servicio al cliente y, en su caso, hacer los ajustes correspondientes o declinar al servicio.
Recursos humanos

Tener políticas y procedimientos que permitan mantener el conocimiento actualizado del personal y promover su crecimiento profesional responde de manera directa al principio fundamental de competencia profesional. Es responsabilidad de la firma el contar con personal capacitado para prestar los servicios profesionales a los que se compromete, además de capacitar en metodologías de trabajo que estandaricen el uso de herramientas y técnicas, tales como uso de marcas, notas, formatos, medios y tiempo de almacenar el trabajo, para cuidar el cumplimiento con el principio fundamental de la diligencia.

Desempeño del trabajo

En caso de no contar con controles para realizar el trabajo en apego a las leyes y regulaciones se afecta de manera directa el cumplimiento con el principio fundamental de diligencia y competencia profesional. Si el incumplimiento es resultado de la omisión de los controles establecidos por la firma, tales como: falta de supervisión o no estar documentando el trabajo conforme a la metodología establecida o la normatividad, se estaría faltando al principio fundamental de comportamiento profesional y, dependiendo de la razón que origine la omisión del control, se podría faltar a los principios fundamentales de integridad u objetividad.

Monitoreo

Al identificar las áreas de oportunidad en el Sistema de Control de Calidad e implementar los planes de acción para responder a estas, la firma también estaría dando cumplimiento al principio fundamental de diligencia y competencia profesional, toda vez que estaría fortaleciendo sus controles para que la prestación de su servicios sea acorde a las circunstancias, y también con el de conducta profesional, al estar realizando mejoras que ayuden a prestar sus servicios con mayor calidad y con ello a enaltecer la profesión.
Como se observa, el Código es la base que debe regir el actuar profesional del Contador Público y puede existir un listado vasto de situaciones que amenacen el cumplimiento de este. La NCC es la herramienta que el C.P. debe utilizar para asegurar la prestación de los servicios con base en los requerimientos regulatorios y la cual, de acuerdo con lo comentado anteriormente, puede ayudar con el establecimiento de controles que permitan el cumplimiento con los principios fundamentales establecidos en el Código.

C.P.C. Heidi Martínez Marín | Socia de la firma Salles Sainz-Grant Thornton |Integrante de la Comisión Técnica del IMCP Heidi.Martinez@mx.gt.com