Síntesis

La implementación del Sistema de la Norma de Revisión de Control de Calidad ha representado para el Instituto Mexicano de Contadores Públicos llevar a cabo un trabajo arduo para cumplir con los pronunciamientos más importantes de esa Norma. En este artículo se dan pormenores de cómo surgió y empezó a funcionar este Sistema que, hoy en día, es del interés de otros países de Latinoamérica que están inmersos en el desarrollo de mecanismos de vigilancia de la actuación de la práctica profesional de auditoría.

Era el año 2011, cuando la Vicepresidencia de Calidad de la Práctica Profesional (VCPP) del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) tenía que poner en marcha la aplicación y poner a trabajar en la vida real los pronunciamientos de la Norma de Revisión de Control de Calidad (NRCC), como habían sido aprobados en el pleno del Comité Ejecutivo Nacional (CEN) del IMCP en mayo del año anterior. Para el 30 de junio de 2011 debían recibirse las primeras manifestaciones de las firmas de Contadores Públicos y practicantes independientes, sobre su cumplimiento con la Norma de Control de Calidad (NCC).

Se inició el trabajo poniendo a disposición una dirección de correo electrónico para que dichas manifestaciones se recibieran por la Comisión Administradora de Calidad (CAC) del IMCP y se compilara toda la información de las firmas y Contadores Públicos, conformando una base de datos y registro inicial de aquellos que debían cumplir con tal disposición. La NRCC, en sus artículos transitorios, disponía que para el año 2012 debían iniciarse las primeras revisiones de control de calidad considerando solo la implementación del sistema de control de calidad, conforme lo establecía la NCC.
Arduo trabajo representó para las comisiones de trabajo –la Administradora (CAC) y la Técnica (CTC)– poner en marcha estas disposiciones, sin contar con un sistema automatizado que permitiera tomar el control de la tarea integral; más ardua entonces fue la labor de planear, diseñar, desarrollar, financiar (por el IMCP) e implementar el que ahora es el Sistema de la NRCC, una herramienta diseñada en una plataforma de Internet que permitiera cumplir, en principio, con los dos pronunciamientos más importantes de dicha Norma: llevar un control y registro sobre las firmas y Contadores Públicos que debían cumplir anualmente con sus manifestaciones, incluida la información detallada de su conformación y agrupación, y asegurar un adecuado y ordenado proceso de ejecución de las revisiones de control de calidad.
Casi dos años tomó contar con la herramienta desarrollada y lista para su uso; en el inter, había que cumplir con dos misiones importantes: iniciar las revisiones a las firmas y conformar, a escala nacional, un grupo de revisores calificados que apoyaran en el cumplimiento de la Norma y los alcances que en su momento establecía el Reglamento (RNRCC). Las primeras revisiones y el proceso de convocatoria y recolección de información y selección del grupo de revisores se llevaron a cabo aun sin contar con el Sistema, otra ardua labor, que siempre ha sido y sigue siendo apoyada por la Coordinación de la NRCC, una función establecida dentro del organigrama del IMCP, para apoyo exclusivo de las labores encomendadas a la VCPP. Agradecemos en este espacio a nuestra Coordinadora en funciones, la ingeniera Esther Berenice Colín Ascanio, por su brillante labor en estos últimos años.

Todo estaba listo para 2013, el Sistema de la NRCC ya contaba, por medio de un proceso de migración masiva de información, con los registros de las firmas y Contadores Públicos y un grupo de revisores calificados y, vale la pena remarcar, capacitados (otra labor desafiante apoyada por el IMCP); así como con lo necesario para arrancar con un proceso ordenado y estandarizado de revisiones de control de calidad a escala nacional, garantizando seguridad y confidencialidad de la información de los actuantes involucrados.

Cinco años pasaron, en los cuales las labores de la CAC y CTC fueron ininterrumpidas en el proceso de coordinación, comunicación y monitoreo de recepción de manifestaciones de cumplimiento, la capacitación recurrente del grupo de revisores (en junio de cada año), y la planeación, coordinación, ejecución y seguimiento de las revisiones de control de calidad. A lo largo de ese tiempo, el Sistema de la NRCC tuvo modificaciones, correcciones y mejoras que se fueron identificando con base en la experiencia de los usuarios y actuantes; ajustes que abordaban desde situaciones sencillas, como la mejora visual de la interface y sus funciones y opciones, hasta modificaciones de fondo que posibilitaban el entendimiento de los usuarios para su uso, sobre todo para el proceso de envío de manifestaciones y el flujo y documentación de las propias revisiones de control de calidad, tanto para el equipo revisor como para el revisado (las firmas).
La inversión ya incurrida, incluidos los gastos de mantenimiento y soporte, que ascendió a algunos millones de pesos, necesitaba de su atención nuevamente en el presupuesto del IMCP desde 2017, cuando el proveedor y desarrollador del Sistema anticipó la necesidad de un proceso de actualización de la tecnología usada en su momento para su creación, y como todos los sistemas computacionales actuales, requería de un cambio a una plataforma más nueva para soportar su funcionalidad y capacidades de almacenaje y que tenía que darse en el corto y mediano plazo; lo anterior, aunado a otras necesidades de mejora importantes identificadas en las comisiones de trabajo. Iniciamos entonces con un cambio relevante, y de costo presupuestable, que fue la implementación de un sistema paralelo de la aplicación informática, alojado en una base de datos (servidor) separada, para ejecutar pruebas a cualquier cambio o mejora definidos para el Sistema y, sobre todo, para uso en las capacitaciones del grupo de revisores con casos prácticos, sin exponer la información confidencial que ya resguardaba el Sistema. Así nació el sistema QA (Quality Assurance), para evitar la pérdida y distorsión de la información existente del Sistema de la NRCC “en vivo”, mientras se podía trabajar en pruebas de cambios o modificaciones para el avance y progreso en la funcionalidad del Sistema.

Tomó todavía poco más de un año el trabajo sobre el entendimiento de las necesidades de actualización de la plataforma del Sistema, su presupuesto y negociaciones con el proveedor para materializar el compromiso inevitable de no dejar obsoleta nuestra herramienta y mantener la continuidad de operación de las comisiones de trabajo y todos los actuantes involucrados, en cumplimiento de la NRCC.
Durante 2019, finalmente el presupuesto aprobado fue ejecutado y se llevaron a cabo las labores de actualización, que implicaban una serie de tareas de modernización tecnológica y migración de la base de datos existente, utilizando aplicaciones de servicios compartidos (SharePoint) y almacenaje de la base de datos (la nube) nuevos, con una capacidad de funcionamiento escalable, de acuerdo con el volumen de uso que eficientiza también el uso de los recursos tecnológicos que implican un costo.

Aprovechando lo anterior, y negociado bajo el mismo presupuesto, se proyectaron cambios trascendentales en el flujo del proceso de las revisiones documentadas en el Sistema, mejorando significativamente la experiencia de los usuarios, tanto para los revisores como para las firmas revisadas, en procesos como la documentación de los programas de trabajo y hallazgos, las respuestas y conformidad (o inconformidad) de las firmas revisadas, la elaboración de los informes de la revisión y de los planes de remediación de las firmas; asimismo, se retrabajó todo el contenido de las notificaciones, que detona el Sistema vía correo electrónico, enriqueciendo la orientación que reciben los usuarios para un uso más eficiente y efectivo de la herramienta en las tareas que deben ejecutar como parte del proceso de revisión de control de calidad. Finalmente, el proyecto de actualización permitió definir y diseñar una serie de reportes de información estadística que ahora coadyuvan en las labores de seguimiento, comunicación y reporte por parte de la VCPP hacia la membrecía, los integrantes de la CAC y CTC, y el pleno del CEN, respecto del estado de cumplimiento y resultados de la aplicación de la NRCC.

Lo descrito anteriormente destaca los principales cambios, entre muchas otras propuestas de mejora, identificadas y establecidas desde el inicio del proyecto de modernización, que inclusive hoy en día están en proceso de modificación. El proceso de cambio y arranque en “producción” fue exitoso, interrumpiendo la continuidad de operación del Sistema solo durante un poco más de un fin de semana. Todo lo anterior, no pudo haberse logrado sin la intervención de la Gerencia de Tecnologías de Información y Comunicación del IMCP y sus colaboradores, a quienes también agradecemos en este espacio su valiosa y trascendental intervención en este proceso, dedicando el tiempo necesario en el devenir de sus labores cotidianas dentro del Instituto.
La implementación del Sistema de la NRCC ha sido trascendental para poder cumplir con los pronunciamientos de la Norma que le dio origen, y ha llegado a ser incluso, del interés de otros países de Latinoamérica que se encuentran en diferentes etapas o en proyectos de establecer un mecanismo de vigilancia de la actuación de la práctica profesional de auditoría como ya la tenemos en México.

Al día de hoy, contamos con una herramienta tecnológica en una plataforma estable que proporciona seguridad, confidencialidad y continuidad de trabajo que, si bien seguirá siendo perfectible, garantiza en el largo plazo la apropiada ejecución práctica de los pronunciamientos de la NRCC y sigue coadyuvando en la labor de la VCPP de fomentar el prestigio de la profesión y vigilar que su función se realice dentro de los más altos estándares de responsabilidad, idoneidad moral y competencia profesional. 

C.P.C. Rogelio Ávalos Andrade | Director Nacional de Prácticas Profesionales y Aseguramiento de Calidad en Baker Tilly México, S.C. | Presidente de la Comisión Administradora de Calidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. roavalos@bakertilly.mx