Considerado como el sexto elemento de la Norma de Control de Calidad (NCC), el monitoreo es quizá el elemento más común en cualquier organización, implementado como un mecanismo que permite corroborar que cualquier actividad, proceso, política, instrucción y/o procedimiento establecido en un ente de cualquier naturaleza se cumpla efectivamente y se lleve a cabo, de manera efectiva, como fue diseñado

Desde las labores de un hogar hasta los procedimientos más complejos establecidos en una organización de gran magnitud, están sujetos a ser corroborados en cuanto a su correcta ejecución y cumplimiento con las expectativas establecidas. Estas actividades, nombradas de diferente manera (auditoría o contraloría interna, órgano interno de control, control de calidad, etc.), constituyen una labor que también, comúnmente, debe ser reportada a los más altos mandos de cualquier organización.

Regresando al sexto elemento de la NCC, el monitoreo, tal vez en distinción de lo comentado anteriormente, requiere ser implementado como parte del sistema de control de calidad de una Firma o práctica contable que está sujeta a su cumplimiento por los servicios que presta. Si bien la implementación del monitoreo interno (o auditoría interna) puede depender de la estructura, tamaño, recursos y complejidad de una organización, este no es el caso en nuestra práctica profesional, en la que es obligatorio por normatividad tenerlo implementado, con el objetivo de asegurar que los trabajos de aseguramiento o atestiguamiento que se desempeñan cumplen con las políticas y procedimientos establecidos en la Firma, con las normas profesionales y con los objetivos establecidos por la NCC.

La NCC no es diferente a otros pronunciamientos normativos similares; por ejemplo, las normas de la serie ISO 9000 en materia de “gestión de calidad” que se implementan en los diferentes procesos de cualquier empresa que ofrece productos o servicios. Esta norma requiere el nombramiento de un individuo dentro de la organización, que realice una labor, en adición a aquellas funciones y responsabilidades por las que labora en la misma, que asegure el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos que obedecen a los requerimientos de la norma ISO, comúnmente nombrado como el “líder” auditor o de auditoría interna. La NCC requiere que las Firmas y prácticas hagan lo mismo, exactamente, detallando que el proceso de monitoreo conlleva la realización de ciertas actividades que, en este caso, obedecen al cumplimiento de las políticas y procedimientos que conforman el propio sistema de control de calidad implementado para los trabajos de aseguramiento y atestiguamiento.

Las actividades que deben conformar un monitoreo efectivo son diversas y dependerán en su gran mayoría del tamaño y estructura organizacional de las Firmas; pero deben, como mínimo, cumplir el objetivo de su definición, según la NCC:

Proceso que comprende una consideración y evaluación continua del sistema de control de calidad establecido por la firma, incluyendo la inspección periódica de una selección de trabajos terminados, diseñado para permitir a la firma obtener una seguridad razonable de que su sistema de control de calidad opera efectivamente.

Es así como se desprenden los siguientes pronunciamientos generales que establece la NCC respecto del monitoreo, cuya forma de implementación puede variar dependiendo de las circunstancias y representa el reto más desafiante, tanto en Firmas de gran magnitud como en el extremo que representan las Firmas o prácticas individuales de estructura significativamente menor:

• Asignar la responsabilidad del proceso de monitoreo a uno o varios socios u otras personas con experiencia y autoridad en la Firma que sean suficientes y adecuadas para asumir dicha responsabilidad.
• La “inspección” continua del sistema, y de manera cíclica, de una selección de trabajos (o encargos) terminados por socio de la Firma o práctica. Entiéndase, en este caso, que la labor de inspección de un trabajo finalizado es diferente a una revisión de control de calidad del propio trabajo, tal como lo establece la NCC y la NIA 220, Control de Calidad de la Auditoría de Estados Financieros.
• De acuerdo con lo anterior, se requiere que quienes realicen el trabajo o la revisión de control de calidad del mismo no deben participar en dicha inspección.
• Comunicación apropiada de los resultados y, en su caso, de las deficiencias identificadas como resultado de este proceso.
• Evaluación de los resultados y toma de acciones correctivas que remedien las deficiencias significativas identificadas.

Sin olvidar que estos pronunciamientos generales son obligatorios, independientemente del tamaño de la Firma o práctica, reconocemos el desafío que representa en algunas circunstancias su implementación.

De este modo, se abre el espectro de este tema al considerar el detalle de los procesos, actividades, políticas y procedimientos que habría que establecer para asegurar una razonable labor de monitoreo que cumpla con la NCC. Es aquí donde la experiencia obtenida de las inspecciones de control de calidad que realiza el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP), en cumplimiento de la Norma de Revisión de Control de Calidad (NRCC), por medio de las comisiones Administradora (CAC) y Técnica (CTC) de Calidad, ha permitido identificar algunas instancias de barreras o brechas que representan un desafío en las Firmas para llevar a cabo una buena labor de monitoreo; aquí compartimos algunas de ellas:

La firma desarrolla pocos trabajos sujetos a la NCC y los realiza un socio con años de experiencia en la materia, que los ha desarrollado por todo el tiempo que han sido nuestros clientes; no requiero que nadie más los revise.

El alcance de la auditoría fue prácticamente de 100% en todos los saldos significativos de los estados financieros, no es necesario incluir a un revisor de control de calidad y mucho menos que este trabajo sea inspeccionado por alguien más.

Los socios de auditoría tienen una carga excesiva de trabajo con sus asignaciones anuales con clientes, no hay recursos disponibles para encomendar a alguien en particular la labor de monitoreo de la firma.

Todos los profesionales de esta firma conocen perfectamente nuestras políticas y procedimientos y son supervisados constantemente, no puede haber falla u omisión en lo que se debe de cumplir.

El equipo de trabajo es el mismo en todas las auditorías que están contratadas, todos están capacitados y saben lo que tienen que hacer. ¿Es necesario invertir el tiempo de alguien más para monitorear su trabajo?

Las soluciones más apropiadas para este tipo de barreras no se conjugan en recetas específicas; pero la reflexión más importante al respecto es que nunca está de más pedirle a un colega (interno o externo) que eche un vistazo al sistema implementado o a un trabajo efectuado y considerar, si no hay nada relevante que observar, en qué se puede mejorar; y con esto dejar una evidencia simple y sencilla de monitoreo.

En otras instancias de estructuras de mayor tamaño, siempre será importante considerar un procedimiento formal de monitoreo con los recursos disponibles, o en su caso, saber cómo invertirlos de la mejor manera para llevar a cabo, inclusive, una adecuada planeación del proceso, considerando entre otros aspectos, los siguientes:

• Dimensión de la Firma.
• Naturaleza y complejidad de la actividad de la Firma.
• Riesgos asociados con el tipo de clientes y servicios que se prestan.
• Número de socios, oficinas y ubicación geográfica.
• Grados de autoridad existentes.
• Periodo o periodos probables de ejecución.
• Personal competente disponible.
• Consideración de otras inspecciones realizadas por otros entes reguladores.

CONCLUSIÓN

Nos haría bien concientizar que no hay vuelta atrás. Que la NCC requiere que dentro de un sistema de control de calidad haya un mecanismo de monitoreo que asegure su implementación y cumplimiento efectivo, y que es necesario demostrar a un tercero, sea un regulador nacional o internacional, una red de Firmas o el equipo de revisores de la NRCC del IMCP, para realizar una inspección de control de calidad, la cual garantice que este monitoreo se lleva a cabo de manera efectiva, evidenciando, de manera razonable, su adecuada ejecución, comunicación, resultados y plan de acciones remediales, en su caso.

C.P.C. Rogelio Ávalos Andrade
Socio Nacional de Práctica de Auditoría Salles Sainz–Grant Thornton
Presidente de la Comisión Técnica de Calidad del IMCP
Rogelio.Avalos@mx.gt.com