C.P.C. Jaime Díaz Martínez
Socio de Gossler, S.C.
jdiaz@gossler.com.mx

En el marco de la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), en junio de este año, el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), emitió los “Lineamientos Mínimos Relativos al Diseño e Integración del Registro en los Libros Diario, Mayor, e Inventarios y Balances (Registro Electrónico)”, los cuales deberán ser considerados por los entes públicos para mantener un registro histórico detallado de las operaciones efectuadas derivadas de su gestión financiera, conservando y poniendo a disposición de las autoridades competentes los documentos comprobatorios y justificativos

Libros principales de contabilidad
Considerando que la LGCG establece que los entes públicos deberán estructurar un Sistema de Contabilidad Gubernamental (SCG) que asegure, entre otros aspectos, el registro sistemático de todas las transacciones expresadas en unidades y en términos monetarios, la existencia de los libros principales de contabilidad serán un elemento fundamental que garantice la integridad de la información, la cual deberá tener congruencia con el SGC, permitiendo:

• Registrar cronológicamente todas las operaciones.
• Conocer el detalle de los asientos contables de cada cuenta.
• Reconocer contablemente los resultados del levantamiento de la toma física de los bienes muebles e inmuebles al final del ejercicio.
• Considerar los estados e información financiera básica.
• Tener el detalle completo de las transacciones.
• Es importante mencionar que, mediante un sistema de registro electrónico, toda la información deberá ser grabada en discos ópticos o por otro medio electrónico, para lo cual los entes públicos tendrán que considerar, entre otros aspectos, lo siguiente:
• Guardar todos los registros contables y presupuestarios en medios electrónicos.
• Instrumentar las medidas de seguridad que garanticen la existencia de respaldos, conservación, integridad y confidencialidad de la documentación que resguarde las operaciones contable–presupuestal.
• Generar un archivo electrónico al cierre de cada mes y año.

Libro Diario
Todas las operaciones, actos o actividades que lleven a cabo los entes públicos, deberán registrarse cronológicamente cuando sucedan, indicando la cuenta y los movimientos deudores o acreedores que correspondan. Estos registros serán la base para la elaboración del Libro Mayor, los cuales deberán considerar, por lo menos, los datos generales del ente público: fecha, número de evento y asiento, documento fuente, código y nombre de la cuenta contable-presupuestal, descripción, monto, subtotal y total.

Libro Mayor
Deberá resumir de forma particular los movimientos deudores y acreedores de cada cuenta, incluyendo todas y cada una de las operaciones que fueron reconocidas en el Libro Diario, mostrando el saldo correspondiente. De conformidad al Plan de Cuentas incluido en el Manual de Contabilidad Gubernamental, el Libro Mayor deberá presentarse a nivel de cuenta mayor o subcuenta.
Los datos mínimos que deberán observarse en este libro, deben ser los datos generales del ente público, fecha, número de evento, descripción, monto, saldo, subtotal y total.

Libro de Inventarios, Almacén y Balances
Sin duda, un reto importante para los entes públicos será registrar en su contabilidad todos los bienes muebles e inmuebles, para lo cual será necesario, en una primera instancia, conocer la totalidad de dichos bienes, identificándolos por unidades o grupos homogéneos, conocer todos aquellos inmuebles destinados al servicio público, así como el mobiliario y equipo, para que en una segunda instancia que, por supuesto no será nada sencilla, se concilien estos bienes contra los registros contables.
Por tal motivo, para dar cumplimiento al registro patrimonial establecido en la LGCG, el Libro de Inventarios, Almacén y Balances, representará para los entes públicos al término de cada ejercicio, el resultado del levantamiento físico del inventario, debiendo contener en sus auxiliares, una relación detallada de las existencias, su costo unitario y total. Para ello, necesitará de los siguientes libros:
Libro de inventarios de materias primas, materiales y suministros para producción, y libro de almacén de materiales y suministros de consumo. Ambos libros reflejarán las existencias derivadas del resultado del levantamiento físico de los bienes propiedad de los entes públicos, para lo cual deberán existir auxiliares analíticos por tipo de bien, cuenta y subcuenta del catálogo de bienes, armonizados con el “Clasificador por objeto de gasto”, así como la relación de cuentas a quinto nivel.
En dichos libros, deberá considerarse información mínima como: datos generales, código, subcuenta-partida genérica, cantidad, unidad de medida, costo unitario y monto.
Libro de inventarios de bienes muebles e inmuebles. Este libro incluirá todos los bienes que se consideraron en el levantamiento físico y que deberán estar comprendidos en el activo de los entes públicos por subcuenta, para lo cual será necesario un auxiliar analítico al mayor nivel de desglose. Adicionalmente, en dicho libro se deberá incluir información como: datos generales del ente público, número de inventario (código de identificación), descripción, cantidad, unidad de medida, costo unitario y monto.
Libro de balances. Los estados del ente público, así como la información financiera que deberá incluirse en este libro, comprenderá cada ejercicio con cifras del periodo y del cierre del mismo, en apego a las “Normas y Metodología para la Emisión de Información Financiera y Estructura de los Estados Financieros Básicos del Ente Público y Características de sus Notas”, incluidas en el Manual de Contabilidad Gubernamental.

Libros Auxiliares Analíticos
Estos libros reflejarán los registros pormenorizados de los valores e información de los entes públicos, los cuales comprenderán todo aquello que emane de los libros principales de contabilidad (registro electrónico).

Conclusión
Si se toma en cuenta que, en la actualidad, los entes públicos se encuentran inmersos en la estructuración, instrumentación e implementación del Sistema de Contabilidad Gubernamental, es muy oportuno conocer los aspectos mínimos que se deberán contemplar en el diseño e integración del registro en los libros principales de contabilidad (registro electrónico), los cuales contendrán registros auxiliares contables y presupuestales que permitan el seguimiento y evaluación del ejercicio del gasto público y la obtención del ingreso, así como el análisis de los saldos que muestran los estados financieros y presupuestales.

Fuente
Documento emitido por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), denominado “Lineamientos Mínimos Relativos al Diseño e Integración en los Libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances (Registro Electrónico)”, y Ley General de Contabilidad Gubernamental.