C.P.C. Raymundo Raúl Velarde Miller/Socio de RSM Bogarín/Miembro de la Comisión Técnica de Calidad, IMCP/raymundo.velarde@rsmi.com.mx
En toda firma el reconocimiento de la calidad es esencial para el buen desempeño de los trabajos y compromisos que se adquieren. Ahora bien, los líderes de una firma, deben ser los promotores de una cultura interna de calidad en todas sus modalidades, la cual incluya la implementación de políticas y procedimientos de control de calidad en su manual interno, además de otros materiales, guías y lineamentos que constituyan el sólido marco de referencia de un sistema de control de calidad, en la que estas políticas y procedimientos requieren de un líder ejecutivo de la firma
Los socios de una firma como líderes, toman todas las acciones y decisiones con respecto a los asuntos clave y a la práctica profesional, incluyendo la obligación de establecer un sistema de control de calidad para tener una seguridad razonable de que una firma cumple con las normas personales, profesionales y con los requisitos regulatorios y legales, y que los informes emitidos por los socios de los trabajos, sean adecuados en las circunstancias.
Ellos son los indicados para nombrar al responsable del sistema de control de calidad, quien deberá tener la experiencia y capacidad suficiente para entender la problemática que se presente, además de diseñar políticas y procedimientos a la medida de las características y necesidades de una firma, y de tener la autoridad necesaria para implementarlos.
Es importante resaltar que los socios de una firma reconocen que las consideraciones comerciales no están por encima de la calidad del trabajo y que la evaluación al desempeño, compensación y promoción son un claro ejemplo de la primacía de una firma hacia la calidad, por lo que se deben asignar los recursos suficientes para desarrollar, documentar y respaldar el funcionamiento del sistema de control de calidad.
Los socios como responsables de la calidad recuerdan y fomentan en sus juntas al personal profesional y administrativo, su adhesión a las políticas y procedimientos de control de calidad que utilizan en el desempeño de sus trabajos, es decir, las guías, los formatos y otras herramientas disponibles para uniformar el proceso de la auditoría en el trabajo desempeñado, así como invitarlos a expresar sus comentarios y sugerencias para mejorar las políticas y procedimientos de control de calidad de una firma, mediante un buzón o medio de comunicación específico para ello.
Es así que los líderes de una firma asignan la responsabilidad del sistema de control de calidad a personas que cuentan con suficiente experiencia, capacidad y autoridad para asumirla.
Ahora bien, toda firma debe establecer políticas y procedimientos tales que cualquier persona o personas a las que el director general de la firma o la junta directiva de los socios de la firma, asigne la responsabilidad operativa del sistema de control de calidad de la firma (líder de la firma) cuente con la experiencia y la capacidad debida, y le otorgue la autoridad necesaria para asumirla.
Los socios deberán determinar la estructura operativa y de los informes con cierta periodicidad, además de nombrar entre ellos o entre el personal profesional calificado, a las personas responsables de cada elemento del sistema de control de calidad.
La Norma de Control de Calidad
Esta norma señala lo siguiente:
- Una firma tiene que establecer políticas y procedimientos diseñados para promover una cultura interna que se base en el reconocimiento de que la calidad es esencial en el desempeño de los trabajos. Estas políticas y procedimientos deben requerir que el director general de una firma o su equivalente, asuma la responsabilidad ulterior del sistema de control de calidad de una firma.
- Las políticas y los procedimientos tienen que referirse a la evaluación del desempeño, compensación, promoción del personal y sistemas de incentivos, con objeto de demostrar el compromiso primordial de una firma hacia la calidad.
- Una firma tiene que asignar la responsabilidad de administración del negocio, de tal forma que los aspectos comerciales no predominen sobre la calidad del trabajo desempeñado.
- Una firma tiene que dedicar suficientes recursos para el desarrollo, documentación, soporte y mantenimiento de las políticas y procedimientos de control de calidad.
- Cualquier persona a quien el líder ejecutivo de una firma, la Asamblea de Socios, el Consejo de Administración o el Comité de Calidad le asigne la responsabilidad operacional del sistema de control de calidad, debe contar con experiencia y capacidad suficiente y apropiada, así como con la autoridad necesaria para asumir dicha responsabilidad.
Responsabilidad de los líderes sobre la calidad en una firma
La cultura basada en la calidad y su constante promoción depende, en gran medida, de la actuación cotidiana de los líderes de una firma y de las acciones y mensajes que envíen a su personal profesional y administrativo, en los cuales demuestran que los aspectos económicos no están por encima de la calidad; es decir, que ninguno de los dos está por encima del otro, sino a la par.
Estas acciones fomentan la cultura de calidad, misma que tiene que transmitirse en las reuniones anuales, de trabajo, cursos de capacitación, lineamientos y boletines de noticias, e incorporarse en la documentación interna de la firma, en materiales de entrenamiento y en las evaluaciones al personal, ya que fomentan la cultura interna del control de calidad de una firma y todos sus integrantes.
Los líderes de una firma tienen que asegurarse de que las políticas y procedimientos del control de calidad se documenten y comuniquen a todo el personal.
Responsable último de la calidad
Las firmas de Contadores Públicos deben tener un manual de control de calidad en donde se señalen claramente las políticas y procedimientos, en relación con quien debe asumir la responsabilidad última del sistema de control de calidad. En general, de acuerdo con el tamaño y la característica de la firma, la responsabilidad última de la operación del sistema de control de calidad, debe recaer en:
- El líder ejecutivo de la firma (Director General).
- La Asamblea de Socios.
- El Consejo de Administración (o su equivalente).
- El Comité de Calidad.
- El socio único tratándose de firmas pequeñas.
La persona o personas en las que recaiga la responsabilidad de la operación del sistema de control de calidad deben contar con la experiencia, compromiso y capacidad suficiente y apropiada, en cuestiones profesionales y reglamentarias, para entender la importancia del control de calidad y desarrollar políticas y procedimientos a la medida de las necesidades de una firma, además de poseer la autoridad para implementarlos y exigir su cumplimiento. Las responsabilidades mínimas son:
Socio director (o su equivalente)
El socio director tiene la responsabilidad final para la aplicación, implementación, mantenimiento y comunicación de las políticas y procedimientos documentados de control de calidad para los servicios profesionales que ofrece la firma.
Se deberá confirmar por escrito ante la Comisión Administradora de la NRCC del IMCP que su firma cuenta con los requisitos mínimos de las políticas y procedimientos de control de calidad de la NCC, así como con las nuevas políticas y procedimientos aplicables a las líneas de servicio de su firma y todas sus modificaciones posteriores.
El socio tiene que asegurarse de que las políticas de control de calidad de la firma (y todas las modificaciones posteriores), sean comunicadas a los socios de la firma y al personal profesional y administrativo. Ellos serán comunicados por la adecuada difusión de memorandos de información o por medio de seminarios de capacitación y reuniones. Además, deben responder con un mensaje, indicando que cada individuo tiene una responsabilidad personal por la calidad y que se espera que cumplan con las políticas y los procedimientos de la firma para llevar a cabo su trabajo.
El socio director tiene la responsabilidad general para la resolución de los asuntos de control de calidad que surjan dentro de la firma. Para cumplir con esta responsabilidad se asignarán personas a cada una de las siguientes funciones de control de calidad. Al hacer tales asignaciones, tiene que estar seguro de que las personas cuentan con la experiencia suficiente y adecuada, así como con la capacidad, los conocimientos especializados, la ética incuestionable y la autoridad necesaria para asumir estas responsabilidades en cada función a la que se les ha asignado.
Estructura operativa y de informes de la firma
Dependiendo de su estructura organizacional, toda firma, de forma interna, deberá contar con el ejecutivo líder de calidad, para lo cual algunas estructuras cuentan con diferentes personas (socios) responsables de informar y cuidar el sistema de calidad en su conjunto, como lo son, entre otros:
Socio responsable de auditoría y aseguramiento
Este socio tiene que ser el responsable del mantenimiento y la aplicación práctica de las políticas y los procedimientos de control de calidad, que cumplan los requisitos de la NRCC de la práctica profesional de una firma que realizan esos servicios, así como de establecer y supervisar la aplicación práctica de políticas y procedimientos adecuados para asegurar razonablemente que todas las auditorías, revisión y otros compromisos de aseguramiento/servicios relacionados se llevan a cabo de conformidad con las políticas y procedimientos de ética, auditoría, así como con las políticas y procedimientos de control de calidad.
Socio responsable de ética e independencia
El socio responsable de la ética y la independencia podrá tener asignado, entre otras actividades (dependiendo de la estructura organizacional), la adopción y aplicación práctica de las políticas de ética e independencia, que cumplan o superen los requisitos del Código de Ética del IMCP y cualesquiera otros requisitos.
Socio responsable de la Educación Profesional Continuo (EPC)
Un socio tiene que ser asignado específicamente como el responsable de la adecuada aplicación de las políticas y los procedimientos de la EPC, como son establecer y dar seguimiento periódico de la eficacia de un plan anual de EPC que asegure que el personal en todos los niveles profesionales están recibiendo una adecuada EPC, que cumpla o supere la norma de EPC del IMCP, así como garantizar que el personal en todos los niveles profesionales están inscritos a los colegios federados y asisten a cursos de EPC y programas que sean apropiados para su nivel y responsabilidades con los cuales cumplan con los requisitos de la norma de EPC del IMCP, fomentándoles a participar en cualquier otra actividad profesional, entre otras actividades.
Socio responsable de personal
Un socio será asignado específicamente como el socio responsable de la ejecución adecuada de las políticas y procedimientos de contratación y promoción; asimismo, deberá asegurarse de que la firma evalúe el desempeño de todo el personal profesional, incluidos los socios o equivalentes, además de garantizar que las decisiones de promoción se realizan en forma oportuna y justa para todo el personal profesional.
Coordinador de inspección
Un socio será asignado específicamente como el socio responsable del Programa de Inspección de una firma, manteniendo las políticas y procedimientos para el programa de inspección, que cumplan con las políticas de la NRCC del IMCP, su planeación general del programa, hasta el seguimiento de la aplicación práctica de los planes de acción que pudieran derivar de la inspección o revisión.
Evaluación del desempeño
Para demostrar el compromiso primordial de una firma hacia la calidad, sus políticas y procedimientos de control de calidad tienen que hacer referencia a la evaluación del desempeño, compensación y promoción (incluido un sistema de incentivos). Con este compromiso una firma reconoce que su recurso más valioso es su personal profesional y que la calidad de los servicios que presta a sus clientes se correlaciona con la calidad de sus integrantes.
Aspectos comerciales no predominantes sobre la calidad del trabajo
Los socios de una firma deben tener siempre presente que las consideraciones comerciales no están por encima de la responsabilidad que tienen como líderes promotores de una cultura de control de calidad; razón por la cual sus políticas y procedimientos de control de calidad tienen que hacer referencia en este sentido, en donde se indique con claridad que los aspectos comerciales no predominan sobre la calidad del trabajo, situación que fortalece la cultura de calidad hacia el personal de la firma y genera el apego natural a las políticas y procedimientos establecidos para mantener un control específico de las acciones realizadas para cada compromiso.
Asignación de recursos suficientes
La constante promoción de una cultura interna orientada hacia la calidad, incluye la asignación de recursos adecuados y suficientes para el desarrollo, documentación y soporte de las políticas y procedimientos de control de calidad de una firma, ya que sin ellos ningún sistema de control de calidad puede operar de manera adecuada en todas sus modalidades.
La inversión de recursos para promover la cultura de calidad genera valor al hacer eficientes los procesos y dirigir de manera eficaz los esfuerzos para mitigar los riesgos y mejorar el trabajo de auditoría, luego entonces la implementación de un sistema de calidad debe entenderse como una oportunidad para el crecimiento y desarrollo de la firma.
Liderazgo y su institucionalidad
Por lo anterior, la calidad deberá estar siempre presente de manera responsable y sencilla en su regulación, entendimiento y aplicación para todos y cada uno de los integrantes de una firma, independientemente de la estructura organizacional de esta, para que así, de forma profesional, cada una de las actividades, responsabilidades y habilidades del líder de la firma sean llevadas a cabo en su estricta aplicación en beneficio de nuestra profesión.