C.P.C. Héctor E. Negrón Hernández/Socio de Russell Bedford/Miembro de la Comisión Técnica de Calidad, IMCP/hnegron@russellbedford.mx
La ética es el conjunto de normas morales que rigen la conducta humana y constituye una marca distintiva de la profesión contable; es la aceptación de su responsabilidad de servir al interés público, por lo cual es esencial observar un comportamiento ético que genere confianza en nuestra profesión
Durante los últimos años, nuestra profesión se ha visto afectada por acontecimientos que han involucrado de una u otra manera a varias firmas de Contadores Públicos en el mundo, lo cual ha originado un entorno de constante cambio y actualización para cumplir con los requerimientos y la responsabilidad de servir al interés público. Por lo anterior, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. (IMPC) se ha dado a la tarea de desarrollar un Código de Ética que permita, a la profesión, enfrentar las nuevas tendencias y necesidades, y armonizar su contenido con el Código de Ética internacional, que se encuentra vigente a partir del 1 de octubre de 2012.
Recordemos que una parte muy importante de la práctica profesional se refiere a la ética que debe observarse y que la esencia de nuestro trabajo se basa en la confianza pública. Los principios fundamentales de nuestro Código de Ética son:
- Integridad.
- Objetividad.
- Diligencia y competencia profesional.
- Confidencialidad.
- Comportamiento profesional.
A continuación se mencionan algunos de los requisitos de ética relevantes que deben considerarse en el sistema de control de calidad implementado por las firmas.
Independencia
Todos los miembros del equipo deben cumplir con las políticas de independencia con clientes dicha independencia debe observarse y mantenerse durante todo el periodo del compromiso; por lo tanto, las firmas deben:
- Comunicar los requisitos de independencia a su personal y, cuando proceda, a otras personas sujetas a los mismos.
- Identificar, evaluar circunstancias y relaciones que creen amenazas a la independencia y tomar las medidas apropiadas para eliminarlas o reducirlas a un nivel aceptable o, si se considera apropiado, retirarse del compromiso.
- Estas políticas y procedimientos exigirán que:
- El socio del encargo proporcione información relevante acerca de los compromisos con clientes, incluido el alcance de los servicios, para que se pueda evaluar el impacto general, si lo hay, en los requisitos de independencia.
- El personal informe de inmediato sobre relaciones y/o circunstancias que puedan representar una amenaza.
- La información relevante se acumule y se comunique al personal apropiado, con el fin de que se pueda determinar fácilmente si satisfacen los requisitos de independencia; se mantengan y actualicen los registros relacionados con la independencia, y se puedan tomar las medidas adecuadas respecto de las amenazas identificadas.
- Establecer políticas y procedimientos para dar seguridad razonable de que, en los casos de incumplimiento:
- El personal notifique de inmediato sobre violaciones a la independencia.
- La firma comunique sobre las violaciones identificadas para que: el socio del compromiso, junto con la firma y quienes están sujetos a los requisitos de independencia tomen las medidas pertinentes para resolver el asunto, la cuales se deben notificar, y así la firma pueda determinar si debe tomar otras medidas.
- La firma debe obtener confirmaciones por escrito del cumplimiento de sus políticas y procedimientos sobre independencia, por parte de todo el personal que, conforme a los requisitos de ética relevantes, por lo menos una vez al año.
- Establecer políticas y procedimientos en relación con el conflicto de intereses y la rotación de personal.
Si con la aplicación de salvaguardas apropiadas no es posible eliminar o reducir las amenazas a la independencia a niveles aceptables, la firma debe eliminar la actividad, inversión o relación que las esté creando, o bien rehusarse a aceptar o continuar con el compromiso.
Rotación de personal
En el caso de entidades reguladas y que cotizan en bolsa, la firma debe establecer procedimientos para que el socio del compromiso o el revisor de control de calidad del compromiso trabaje con el cliente durante un periodo definido, de cinco a siete años, dependiendo de si la entidad está listada en México o en el extranjero, además, no podrá participar en el compromiso hasta que pase otro periodo que, por lo general, es de dos años.
Una parte importante de los procedimientos de aceptación y continuidad del cliente es evaluar la independencia del equipo del compromiso. Cuando la evaluación concluye que es necesaria la rotación de uno o más individuos, debe informarse al responsable de ética de la Firma.
En el caso de entidades no públicas, si se considera que la rotación es necesaria, el socio o miembro del personal profesional responsable de asuntos de independencia identificará el reemplazo, especificando el periodo durante el cual no participará el individuo en la auditoría de la entidad y otras salvaguardas necesarias para cumplir otros requisitos relevantes.
Conflicto de intereses
Los socios y el personal profesional deben estar libres de inversiones, influencias o relaciones con respecto a los asuntos del cliente que puedan dañar o dañen el juicio profesional o la objetividad en los trabajos.
Los socios y el personal profesional no pueden explotar información de los clientes para beneficio personal y deben tomar medidas razonables para identificar circunstancias que puedan representar un conflicto de interés.
Por lo general, se debe avisar al cliente sobre los intereses comerciales o actividades de la firma que puedan representar un conflicto de intereses, así como de todas las partes relevantes conocidas en situaciones, en las cuales la firma esté actuando para dos o más partes, en relación con un asunto cuando sus respectivos intereses estén en conflicto y que los socios o el personal profesional no actúan, exclusivamente, para algún cliente en la prestación de los servicios propuestos. En todos los casos, debe obtenerse el consentimiento del cliente para actuar.
La firma es responsable del desarrollo, implantación, cumplimiento, vigilancia de métodos y procedimientos de la práctica, diseñados para ayudar a los socios y al personal profesional a conocer, identificar, documentar y abordar los conflictos de intereses para determinar su debida resolución.
Confidencialidad
Todos los socios y personal profesional deben proteger y mantener la confidencialidad de la información del cliente, por lo que deben existir políticas y procedimientos relacionados al:
- Acceso y retención de información de la firma. Los documentos deben quedar archivados el tiempo necesario para satisfacer requisitos profesionales, reglamentarios o legales.
- Acceso a papeles de trabajo cuando así lo solicita un cliente.
La firma puede cumplir estas obligaciones de las siguientes formas:
- Nombrar a una persona como responsable.
- Comunicar sus políticas de acceso y salvaguarda de la información.
- Establecer muros de seguridad (firewalls), hardware y software, así como procedimientos para transmisión y almacenamiento de datos, diseñados para conservar, catalogar y recuperar información electrónica, y protegerla contra acceso no autorizado o uso inapropiado.
- También se sugiere contar con procedimientos e instalaciones internas y externas para el manejo y almacenamiento de los archivos de los papeles de trabajo base de la auditoría (físicos o electrónicos).
- Obtener de todo el personal, una declaración de confidencialidad al momento de su contratación y que, por lo menos una vez al año, esta se actualice para que sirva de recordatorio.
Por último, es importante mencionar que un sistema de control de calidad aumenta la confianza del público y los usuarios de nuestros servicios profesionales, así como el valor de una firma; mejora la imagen y proyección; genera una cultura organizacional con valores comunes entre sus miembros, cumple con las regulaciones aplicables y da efectividad y eficiencia en las operaciones.