C.P.C. Gabriel López Villegas/Socio de GL Contadores Públicos, S.C./Miembro de la Comisión Técnica de Calidad, IMCP/glcontadores@hotmail.com

“Monitor” se define como el que amonesta, da consejo, advierte o avisa

El monitoreo incluye los conceptos de la anterior definición, elemento necesario de un sistema de control de calidad, se refiere al proceso que comprende la revisión y evaluación continua de las políticas y procedimientos establecidos para los otros elementos del sistema establecido por la Firma; incluye también la selección e inspección periódica de los trabajos totalmente terminados sujetos al monitoreo de control de calidad. El propósito del programa establecido de monitoreo (vigilancia), es ayudar a la Firma a lograr la seguridad razonable de que sus políticas y procedimientos relativos al control de calidad son relevantes, adecuados y operan de manera efectiva y son aplicados en la práctica.

El propósito de este artículo es orientar acerca del establecimiento de las políticas y procedimientos de vigilancia en las que cada socio y todo el personal profesional deben vigilar de manera individual y hacer cumplir las normas de calidad, ética, las profesionales y las de la Firma. Esta vigilancia debe estar presente en todas las etapas del trabajo.

La Firma deberá establecer las políticas y procedimientos de vigilancia cumpliendo con las normas profesionales y las recomendadas por la profesión, deben incluir entre otros lo siguiente:

• El grado de cumplimiento.
• La relevancia y lo adecuado.
• Qué tan actualizadas están respecto de los últimos pronunciamientos de la profesión.
• La cultura de ética de la Firma, incluyendo la independencia.
• La efectividad del desarrollo profesional y humano.
• Lo adecuado de los manuales y los recursos técnicos.
• Los procesos de vigilancia interna.
  • El contenido, oportunidad y efectividad de las comunicaciones internas, que incluya información sobre debilidades identificadas, las medidas correctivas y las sugerencias para mejorar el sistema de control de calidad.
  • La efectividad del seguimiento posterior.

Cada Firma es responsable de diseñar e implantar su sistema de control de calidad suficiente para el tamaño y naturaleza de su práctica y compromisos; este diseño tiene que aportar a la Firma la seguridad razonable de que es improbable que ocurran violaciones importantes y recurrentes a las políticas y procedimientos de vigilancia.

La vigilancia será efectiva si todos los socios y el personal profesional están comprometidos con el monitoreo y reconocen que es una parte muy importante del sistema de control de calidad. Cuando haya desacuerdos, incumplimientos o no tomen en cuenta los hallazgos, la Firma aplicará su procedimiento de resolución de disputas.

La Firma para llevar a cabo la vigilancia, deberá seleccionar compromisos individuales, sin previo aviso, también puede optar por inspeccionar un número de compromisos cada año, para asegurarse de que los archivos de cada socio son seleccionados y revisados de manera cíclica, el ciclo de vigilancia no debe durar más de tres años. En algunas firmas los socios o personal profesional que diseñaron o implantaron las políticas y procedimientos de control de calidad, tendrán que aplicar los procedimientos de vigilancia. Es aceptable que una Firma con la que se tenga una alianza, podrá realizar la vigilancia de las políticas y procedimientos; en el caso de las firmas que pertenecen a una red de firmas, pueden optar por implantar la vigilancia por medio de la red, siempre y cuando las firmas emplean las mismas políticas y procedimientos comunes, en ambos casos independientemente de la revisión normativa externa a la que están sujetas.

El procedimiento de vigilancia puede verse afectado por muchos factores; la planeación del proceso de vigilancia, generalmente incluye factores como los siguientes:

• Tamaño de la Firma, número de oficinas y su ubicación.
• Naturaleza y complejidad de la práctica de la Firma.
• Riesgos asociados con la base de clientes.
• Resultados de revisiones anteriores.

La documentación puede incluir:

• Evaluación de apego a las normas profesionales y requisitos reglamentarios y legales aplicables.
• El resultado de la revisión de los elementos del sistema de control de calidad.
• Evaluación de la debida aplicación de políticas y procedimientos de control de calidad por parte de la Firma.
• Identificación de deficiencias, su efecto y la decisión sobre si es necesario adoptar medidas adicionales, con una descripción detallada de las mismas.
• Un reporte de los resultados y conclusiones obtenidos, con las recomendaciones para aplicar medidas correctivas o hacer los cambios necesarios.

Una práctica recomendable es que los socios y personal profesional se reúnan para revisar el informe y decidir sobre las medidas correctivas o los cambios al sistema de control de calidad, roles, responsabilidades, medidas disciplinarias, reconocimientos y otros asuntos que se determinen. La Firma debe informar a todos los socios y personal profesional o, si procede, a la junta de socios, acerca de los resultados del proceso de vigilancia, por lo menos, una vez al año, incluyendo la descripción detallada del proceso de vigilancia y sus conclusiones sobre el cumplimiento y efectividad generales de la Firma.

El informe debe incluir, por lo menos lo siguiente:

• Descripción de los procedimientos de vigilancia aplicados.
• Conclusiones a las que se llegó derivadas de los procedimientos de vigilancia.
• Descripción de las deficiencias del sistema, repetitivas u otras importantes, así como las medidas recomendadas para resolverlas.

Conclusión

La obligación de llevar a cabo nuestro trabajo con calidad no es reciente, hay que considerar que siempre hemos tenido normatividad al respecto, esto es para lograr la confianza de los terceros interesados en nuestros informes, ya que ellos esperan que nuestros trabajos siempre son realizados con calidad en todas las etapas de este. Estamos adaptándonos a la nueva normatividad, considerando que todas las firmas tienen establecido su sistema de control de calidad, será necesario realizar la revisión y adecuación del mismo, para cumplir apropiadamente con la normatividad y seguir teniendo la confianza de nuestros clientes y terceros interesados en nuestros informes.