C.P.C., M.C. y M.I. Francisco Javier Ames Cebreros
Director General en el Despacho Chávez Ames y Cía., S.C.
Catedrático de la Facultad de Contaduría y Administración de la
Universidad Autónoma de Sinaloa
ames@mgichavezames.com

Síntesis
Las tecnologías de la información, aplicadas en la Contaduría, posibilitan generar bases de datos de información y reportes de revisión de manera automatizada, que optimizan tiempo y recursos durante los trabajos de revisión de estados financieros

El uso de las tecnologías de la información para la revisión de los estados financieros en el sector gubernamental permite una supervisión oportuna de la información financiera de los entes públicos, debido a que las herramientas tecnológicas generan bases de datos de información, las cuales proporcionan reportes de revisión de manera automatizada, que optimizan tiempos y recursos.

Una de las ventajas que tienen los entes fiscalizadores en la actualidad es que todos los entes públicos están homologados en la forma de elaborar y presentar sus estados financieros, lo anterior gracias a la normatividad emitida por el Consejo Nacional de Armonización Contable, la cual de acuerdo con el párrafo segundo del artículo 1 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental menciona que “[…]
La presente Ley es de observancia obligatoria para los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial de la Federación, los estados y el Distrito Federal; los ayuntamientos de los municipios; los órganos político administrativos de las demarcaciones territoriales del Distrito Federal; las entidades de la administración pública paraestatal, ya sean federales, estatales o municipales y los órganos autónomos federales y estatales”.

Conocer y saber que todos los entes públicos están regulados con la misma normatividad contable y presupuestal, permite desarrollar herramientas tecnológicas que agilicen los resultados de revisión de los estados financieros en el sector gubernamental, ya que por ejemplo los Clasificadores Presupuestarios.

• Manejo de índices de la información importada para detectar información duplicada o impedirla.
• Poder hacer uso de herramientas externas para manejo de reportes como diseñadores de reportes (Crystal Reports) para mostrar información con gráficas, grupos de información con sus detalles, conteos, promedios, porcentajes, sumatorias, sub-reportes.

• SQL SERVER cuenta con herramientas para mejoramiento de performance logrando reducir consultas de horas a minutos.

Ejemplo de aplicación en cierto tipo de revisiones
Auditoría a nómina de entidades con alto volumen de trabajadores (más de 30,000 empleados)

Objetivo de la revisión: verificar que los recursos federales asignados a un organismo federal, estatal o municipal, correspondientes a cierto fondo, se registraron, administraron, ejercieron y destinaron de conformidad con lo estipulado en la Ley de Coordinación Fiscal y demás normatividades aplicables, así como comprobar la existencia de mecanismos que fortalezcan la transparencia en su aplicación.

Descripción del proceso y herramientas informáticas: para elaborar todos los informes que se detallaban en guía para la auditoría de fondos relativa a la revisión de nóminas pagadas, utilizamos primero Access para leer los archivos que solicitamos en formato DBF (Data Base File), usado en los sistemas que maneja la entidad revisada que pudieran estar en Visual Fox. Después de recoger toda la información con Access se importan tablas analíticas a una base de datos en MS SQL Server, ahí se analiza la información utilizando consultas (Querys) en lenguaje SQL. Los resultados
de las consultas se exportan a Excel para hacer la entrega de observaciones en este formato, de algunos se necesita hacer algún procesamiento dentro del Excel mismo. Los archivos que se nos proporcionan después de la entrega de los DBF se integran cada uno en un formato, por ejemplo, nos enviaron archivos en Excel y los procesamos en Excel para después mandarlos a Access y luego a SQL.

Conclusión
El uso de las tecnologías de la información en la revisión de estados financieros en el sector gubernamental permite lograr más auditorías con menos recursos humanos, lo cual disminuye costos y margen de error, y genera indicadores de cumplimiento de manera automatizada para el uso eficiente del gasto público.